函的寫作格式與特點型別

一、公文函的定義

函是一種平行文，不能用於上下級XX，它適用於不相隸屬XX之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。

二、函的寫作格式

函的類別較多，從製作格式到內容表述均有一定的靈活性。但是總的來說，函的主要結構是由標題、主送XX、正文、署名、成文日期等要素組成。

★標題：一般有兩種形式。一種是由發文XX、事由、文種構成；另一種是省略發文XX，直接由事由、文種構成。

★主送XX：即受文並辦理來函事項的XX單位，其寫法與其他公文一致，頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。

★正文：函的正文一般是由開頭、主體、結尾、結語4部分組成。開頭主要說明發函原由、目的、根據等內容，然後用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函覆如下：”等過渡語轉入下文。覆函的原由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文的原由；主體是函的核心內容部分，主要說明致函事項，應當用簡潔得體的語言敘述內容；結尾一般用禮貌性語言向對方提出希望，或請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函，或請對方提出意見或請主管部門批准等；結語根據函的不同型別有不同選擇，如“特此函詢（商）”“請即覆函”“特此函告”“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語，可以像普通訊件一樣，使用“此致““敬禮”收尾。

★署名：署上XX單位名稱。

★成文日期：在署名下方寫明成文日期。

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發函與覆函

按發文目的的不同，函可以分為發函和覆函兩種。發函即主動提出公務事項所發出的函。覆函則是為回覆對方所發出的函。從寫法上來看，發函是主動的，一般包括原由、事項和結尾3個部分；覆函是被動的，用於答覆商洽、詢問的問題或批准有關單位的請求事項。

三、函的適用範圍

函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的範圍相當廣泛，它不僅可以在平行XX之間行文，也可以在不相隸屬的XX（包括上級XX或者下級XX）之間行文。從內容上看，函的使用範圍如下。

★用於不相隸屬XX相互商洽工作、詢問和答覆問題。

★向有關主管部門請求批准事項。

★向上級XX詢問具體事項。

★上級XX答覆下級XX的詢問或請求批准事項。

★上級XX催辦下級XX有關事宜。

★上級XX對某件原發檔案作較小幅度的補充或更正。

四、函的特點與型別

1.函的特點

函具有以下一些特點。

★平等性和溝通性：函用於不相隸屬XX之間互相商洽工作、詢問和答覆問題，這體現了平等溝通的關係，是其他上行文和下行文所不具備的特點。即使是向有關主管部門請求批准，在雙方不是隸屬關係的時候，也不能使用請示和批覆，只能用函，並且姿態、措辭、口氣也跟請示和批覆大不相同，也要體現平等性和溝通性的特點。

★靈活性和廣泛性：函對發文XX的資格要求很寬鬆，高層XX、基層單位、XXXX、社會團體、企事業單位均可發函。函的內容和格式也比較靈活，而且不限於平行行文，所以運用十分廣泛。

★單一性和實用性：函的內容必須單一，一份函只能寫一件事項。函不需要在原則、意義上進行過多的闡述，強調實用。

2.函的型別

函的分類方法很多。從函所起的作用來看，可將函分為以下5種類型。

［1］

★告知函：把某一事項、活動函告對方，或邀請對方參加會議等某種活動。這種函的作用和內容類似通知，只是由於雙方不是上下級和業務指導關係，使用“通知”行文不妥，故應該用“函”。

★商洽函：主要用於請求協助、支援、商洽解決辦理某一問題。如干部商調函、聯絡參觀學習函、要求賠償函等。

★詢問函：主要用於詢問某一事項、徵求意見、催交貨物等。

★答覆函：答覆不相隸屬XX詢問相關方針、政策等問題而不能用批覆時使用。

★請批函：向有關XX、部門請求批准時使用。如果是下級XX向上級XX請求批准，只能用請示，而不能用函。

五、函的寫作注意事項

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行XX還是不相隸屬XX的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。其次，函也有時效性的特點，特別是覆函更應該迅速、及時，應當像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

總體來看，函的寫法應當注意以下幾點。

（1）要嚴格按照公文的格式寫“函“。

（2）函的內容必須單一、集中，即一個函件以講清一個問題或一件事情為宜。

（3）函的內容必須真實、準確。

（4）函的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答覆的問題，向有關主管部門請求批准的事宜寫清楚即可。

（5）發函是商洽工作，或詢問問題，或請求批准。因此，發函的語言要求樸實，語氣要懇切，態度要謙遜。