如何高效地召開會議

在日益快速發展的當代，如何在工作中掌握先機，高效地工作成為大家日益需要解決的問題。在管理層中，面對沒日沒夜地會議日程安排，大家如何發起高效的會議、獲取和理解會議的主題，也成為了大家需要解決的日常問題。（以上均為廢話）

該篇文章主要講解如何發起高效的會議。（重點）

首先，需要我們理解什麼是會議，會議的含義：意思是指有組織、有領導、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程式進行的。會議一般包括議論、決定、行動3個要素。因此，必須做到會而有議、議而有決、決而有行，否則就是閒談或議論，不能成為會議。會議是一種普遍的社會現象，幾乎有組織的地方都會有會議，會議的主要功能包括決策、控制、協調和教育等功能。【摘錄百度百科】

根據上面的解釋，我們也就可以理解獲知：在工作中透過召開會議來討論和解決工作中相關問題，參加會議的人員包括經理（領導層）、團隊成員（員工層）及與所討論問題相關或會受該問題影響的其他第三方人員。

經常性召開的會議通常可分為三類：交換資訊；頭腦風暴、方案評估或方案設計；制定決策。針對不同性質的會議，應該明確每個參會者的角色，確保其有效地參加會議。

下面將從會議的整個過程進行梳理，如何高效地進行會議的召開。

1） 會議召開前

首先公司應該根據管理制度來進行規範和約束立項會議，指定符合公司管理的會議制度，針對會議制度進行明確的說明，保證公司各個成員能夠理解會議管理制度，並根據制度去執行。當制度不符合或不滿足公司管理時，則需要進行時時地迭代，保證其最優性。

會議召開前，首先需要會議發起人，評估和定義會議的性質，不要把各種性質的會議混合在一起進行立項會議，同時放棄可開可不開的會議。

針對會前具體的工作包括不限於：

a） 針對會議內容，做好準備工作，包括確認會議的資料、議程、目的、目標和會議時間等內容。

b） 可提前準備好會議的資料內容，透過文字概要的方式，將重點的內容，提前郵件給與會人員，確認好與會人員名單。

c） 針對會議的溝通方式，可以根據與會人員的情況，靈活地採用會議室現實會議、影片或音訊會議工具等虛擬會議，保證達到會議實時互動效果。

等等工作（靈活性進行）

2） 會議召開時

詳細的內容主要包含以下內容：

a） 首先需要會議發起人或主持人再次重申明確本次會議的會議主題、會議規則等內容，並提出相關的意見想法供團隊討論。

b） 其次會議發起人針對會議性質來進行說明，希望與會人員能夠給予怎樣地反饋內容。邀請與會人員發表看法，或者解釋看法；讓尚未發言的

例如：針對交換資訊類會議，則需要與會人員能夠針對目前已獲知的資訊，將資訊共享給彼此，達到大家資訊獲取程度一致的情況。通常該類性質的會議，會議時間較短；

頭腦風暴、方案評估或方案設計類會議，則需要與會人員在資訊共享的基礎上，完成思想碰撞或者方案最佳化評估、完善方案內容等工作，一般會議時間較長，同時爭論會比較多。

c） 會議整體過程中，需要主持人針對會議的主題進行把握，；在會議主題內容討論過程中，一旦發現與會議主題無關的內容，需要評估後及時中止，避免會議時間的浪費和會議主題模糊。

針對會議主題目前無臨時解決方案的問題，需要將問題爭論的內容和目前的問題情況記錄下來，及時反饋給參與討論的人員，建議真的對該問題召開新的會議進行討論處理，而不是一直無休止地進行討論。

（如果針對會議主題討論無結論內容，表明該次會議在會議前準備工作存在問題，需要在會議前準備工作中找問題）

d） 整體會議，需要記錄與會人員針對會議的討論的內容，並與會後進行提煉各方觀點。

e） 會議臨近尾聲時，需要主持人針對會議過程中的各方論點進行總結、提煉結論，保證各方達成一定的共識，保證行動一致性。

f） 保證會議整體執行過程中的物質保障，例如：飲水、投影儀、會議電話等內容。

3） 會議召開後

會議召開完成後，需要將會議記錄內容形成書面的會議紀要和行動方案，將透過郵件等方式傳送給各方與會人員，後續重點工作內容是針對會議紀要內容和行動方案進行持續跟蹤，形成閉環操作，保證會議結論的有效性。

由於各方與會人員針對紀要內容和行動方案進行補充和細化，存在於會議定論不一致內容時，需要及時反饋，必要時需要針對目前情況再次發起會議進行討論。

針對以上內容，均為個人學習、工作中所想到的內容，後續有補充會持續進行更新。