海闊憑魚躍，天高任鳥飛，老秘書助你“三頭六臂”，馳騁職場

假如你是一家網際網路公司的總裁秘書，現在是週一的早上9：00，9：30要開高管早餐會，你負責聯絡兩位海外的負責人開會。你需要提前除錯裝置，還需要準備早餐（麵包、牛奶、咖啡和果汁等）。這時你收到領導的資訊，說早餐會材料更新，他已經發到你郵箱了，讓你重新列印一下。另外，早餐會增加兩位國內的高管，你負責通知他們。

然後，你又收到兩位參會高管秘書的訊息，說她們的領導想約晚上9：30與總裁溝通一下，具體事項沒說。一位合作伙伴發來訊息，說他們領導送了你的領導一盆花，快遞員已經到公司樓下了，希望你安排人接一下。一位總監發來訊息問你能不能幫忙組織中午的會議，再安排一下會議餐，這位總監對你沒有直接管理權，只是平時關係不錯，臨時找你幫忙。

司機打來電話語氣很著急，說已經9：10了，領導還沒下樓。剛掛了司機電話，領導的愛人就打來電話說孩子發燒，讓你幫忙掛號。秘書處領導發來訊息說，你來公司已經一個星期了，按慣例應該做一次分享，要在中午11：00之前交給她分享材料？

請問，你應該如何處理這些事情？

這道題是一家公司面試秘書時出的題，你回答出來了嗎？在現實工作中，我們確實會遇到各種各樣的事情扎堆而來，秘書的工作就更加繁雜了。如果沒有經驗，我們肯定忙得人仰馬翻，鼻毛鬍子一把抓，最後累得夠嗆，事情也辦不好。

而優秀的秘書，就像“千手觀音”，在繁忙的事務中展現出“專業的美”。怎樣才能成為優秀的秘書呢？

《老秘書工作筆記》就像是秘書工作問題的參考答案。現實工作中的各種情形，在這本書裡都有出現，並給予解決。

本書介紹了秘書需要做哪些工作，哪些優劣勢，有什麼發展空間，如何快速獲得領導認可，以及如何高效完成任務等等。

如果把這本書比作“武功秘籍”，第一篇相當於入門，第二篇和第三篇就相當於招式和套路，第四篇相當於內功心法和武器使用說明。

秘書的工作有多重要？優秀的秘書可以減少領導進入工作狀態的時間，減少領導等待的時間，減少領導在低價值工作上耗費的時間。

秘書的上升空間更是“海闊憑魚躍，天高任鳥飛”。本書作者就憑藉秘書崗位的優勢，實現了5年6次調崗、多次調薪，從秘書一路轉型為業務負責人，從院長的左膀右臂到負責學院的核心業務，實現了收入的成倍增長。

那麼，秘書需要做什麼工作呢？本書總結了6個初級工作模組，分別是：資訊管理、財物管理、商務禮儀、商務接待、會議組織、公文寫作。而進階的工作還講解了向上管理、檔案流轉、部門溝通、差旅安排、日程管理、活動策劃。

前文提到的面試題，就是屬於日程管理，在書中也有解決方案。比如說，對於接收到的任務進行分解。

首先是“2分鐘原則”，可以2分鐘完成就現在做，否則就運用“轉移原則”。如果可以轉交別人，就現在安排轉交，否則就運用“立刻原則”。需要現在就做，就馬上著手，不需要就運用“今天原則”，如果今天要完成的，就加入任務列表，不著急的就採用“區分原則”，待辦事項放入日程表，有用的資訊和資料就放入資料庫。

對於整本書的重點，總結下來提到最多的就是“用心、細心”。比如書中提到的一個“商務接待”的案例。

領導只是吩咐凌晨4點半機場送客的任務，秘書卻做了詳盡的準備。到酒店接客人時，早餐準備了麵包、三明治、熱漢堡，供客戶選擇。天氣冷準備了熱茶，用膳魔師的保溫杯保溫著。貼心地用袋子裝了口罩和感冒藥，因為昨天聽說客戶感冒了。到機場後，從後備箱拿出幾盒本地特產，並安排託運。

雖然每一件都是小事，卻把客戶感動得一把鼻涕一把淚。兩個星期後，客戶說送機這麼小的事情也能做的這麼妥帖，相信業務也一定不會差，於是1個億的合作就達成了。

後來這位秘書離職去了美國，在矽谷一家創業公司找到了市場方面的工作。

將極致作為工作標準，並將其視為分內事，主動用優秀來要求自己的人，從來不會離優秀太遠。

本書對秘書的每個工作模組要做的事情，如何做到最好，都有詳盡的介紹。而且每個章節末尾都有案例分析和常用清單及模板。

本書還介紹瞭如何高效工作。即“人事物”三足鼎立。

凡事要“想在前面”，預則立，不預則廢。還要“善假於物”，工作模組化，流程化，標準化，清單化，視覺化。“善假於人”，藉助領導、高管、同事的幫助。另外，就是藉助工具節省時間。

其實不只是秘書工作，任何其他職位的工作，甚至生活中，都可以運用到這本“武功秘籍”。讀懂學會《老秘書工作筆記》，相信你在工作和生活中都能遊刃有餘。