從聽眾認知水平構思PPT，這才是真本領！

這是我在新浪部落格看到的一篇轉載文章，覺得寫到我的心坎裡了，拿來稍微加工修改了下，分享給大家，希望大家認認真真往下讀，絕對有收穫=）

作為B2B解決方案型公司，給客戶做方案彙報是重中之重的工作。有一次，我們需要給客戶做軟體產品的演示，老闆讓產品經理做了個PPT。這個PPT的內容，看起來大致是這樣幾個部分：

一。封面標題

二。議程提綱

三。專案的內容介紹、演示

四。結束語

這是一個典型的PPT結構，在很多場合下是比較適合的。如果是一次普通的技術交流，或是一次報告會，這樣的中庸的效果，是完全可以接受的。但是，這一次，我們希望要有些不同的地方，因為我們的競爭對手會在我們的前面介紹，而且這次演示對於專案選型有非常關鍵的作用。

如果按照這個結構來說，不但毫無新意，而且說多了，也讓人昏昏欲睡。

我們決心做些改變。那麼接下來的問題是：如何去改變？該如何做？這涉及到一個核心的問題：怎樣從聽眾認知水平構思PPT從而吸引他的眼、打動他的心、勾起他的魂？這是一個問題嗎？這難道不是一個問題嗎？

法則1-確定了聽眾的問題，就找到了內容和邏輯

跟所有的系統設計一樣，確定目標聽眾，是首先要做的事情。瞭解聽眾，並非完全是出於營銷的目的，而是確定資訊傳播的切入點。

大家都看過discovery，對其偵探式的敘述方式和語氣，有特別深的印象。為什麼？用搞電視的人的話來說，就是：問題引領敘事。說得直白一點，就是：如果你能用一個問題吸引聽眾，然後，把他心裡的問題一個一個地解開。你的內容和邏輯就沒有太大的問題。聽眾一直被你牽著鼻子走，完全在你設定的場景中思考，很難翻出你的五指山。

你去跟人演示軟體，如果你按照選單去講，多半會失敗。為什麼呢？你的思維邏輯，還停留在自己的認知中。但這不是聽眾的認知方式。聽眾不能理解跟自己無關的東西。那麼該如何去組織內容呢？

不去講功能本身，而是講為何設計該功能，該功能解決了什麼問題，提供了哪些跟以前相比，完全不同的地方。聽眾理解了之後，其他的，不需要多說。去講聽眾關心的東西。這種講法特別適合不懂技術，甚至是不關心技術細節的聽眾。這樣的聽眾，往往不在少數。

想來這也是正常的，我需要知道最新的電視有哪些新功能，我不需要知道電視技術的製作原理。

按照這個思路，我們重新調整了PPT的第三部分。這個部分最後變成了幾個關鍵問題。

這幾個問題其實也是根據使用者需求和建議，反向提出的問題。看起來實質性的內容沒有變，但是傳播的質量上有很大的不同，第一有了很好的親和力，第二重點突出，避免了冗長而乏味的講解。

好的PPT+漂亮的PPT，是一個完美的PPT。但是，漂亮的PPT不一定是一個好的PPT。

這跟文章的道理是一樣的：很多文章，滿篇的華麗辭藻，卻言之無物，空洞的很。本來自認是個美女，結果，大家對你的服裝一陣狠誇。這到底是夸人呢，還是貶人呢？自個兒去想。

如果一陣演示下來，大家對你的內容不感興趣，就只覺得PPT比較華麗。那多半是美工的功勞，不是你的功勞。

PPT是一種傳播工具，它的成功在於：讓聽眾把精力集中到內容上，或你的身上，同時，儘可能傳遞完美的體驗。

還記得小時候，老師教我們怎麼寫作文嗎？老師說：你開頭要這樣，中間要這樣，春天是這樣的，秋天是那樣的。情緒要從低潮開始，然後到高潮結束。結果呢？本來你會寫的，結果還沒開始寫，就想到自己是不是該低潮還是高潮了。然後，就完全連話都不會說了。

PPT的製作是一樣的。如果你一開始，就去想，我該用什麼模板好看，用多大的字，換場的時候，是不是可以多用幾個不同的方式。那麼，可以說，一開始，就走岔了路。這樣玩可以，但這不能保證你做出一個優秀的PPT。

既然是傳播的工具，還是要回到最根本的問題上來，從原點開始：我到底要給聽眾講點什麼有用的呢？

這不是說，你不需要掌握製作一個精美PPT的技術和方法，而是說，你不要把它濫用，或者迷信它。

事實上，只有當你的主要內容、邏輯和結構都確定了，那些精美的形式，才能錦上添花，而不是喧賓奪主。

而且，你並不總是有時間和人力支援去做一個完美的PPT。那麼，最合理的做法就是，做一個內容紮實、形式簡單有效的PPT。

法則2-做好備選方案，確保現場操作演示成功

我曾經看見無數次的現場操作演示失敗：因為裝置原因或準備不足，都是事與願違。結果，PPT講到一半，講話的人跑到一邊去搗鼓裝置了。本來好好的氣氛，結果，中間象卸了氣的皮球一樣。從PPT整體的效果上來看，現場操作有真實感，但是也有很多問題：客觀環境不容易評估；產品本身可能不太穩定等等。

但最重要的是還是比較浪費聽眾的時間。為了看一個實際的操作，大家都翹首以待，結果，還以失敗告終。真是讓人哭笑不得。用一些簡單的方法，可以達到同樣的效果，比如：把操作錄製好，演講的時候，播放就是了。實際的操作，可以放在演講最後。

法則3-不要給自己找麻煩，更不要給聽眾找麻煩

同樣的PPT，由不同的方式來講，會講出完全不同的效果。而透過講故事來講PPT，是最容易讓人接受 方式。

舉個例子：不久前，央視《對話》裡的一期節目，是關於2007年經濟學獎的得獎者之一馬斯金教授的中國公開課。主持人要求在座的馬斯金的中國弟子用一句話說明，什麼是“機制設計理論”。

幾個清華大學的教授們，試圖用“小學生都能聽懂的話”，來說明這個觀點。但現場的效果，都是很不理想。最後，主持人用了一個很簡單的例子，很好很清楚地說明了這個經濟學諾貝爾獲獎者的核心思想。

他是這樣說的：

只有一塊蛋糕，姐姐和妹妹來分，應該制定怎樣的規則，才能確保分得公平？答案是讓姐姐先將蛋糕切成兩塊，然後妹妹先挑；或者妹妹先切，姐姐先挑。簡

單地說，機制設計理論主要是研究在充分考慮博弈者的私人資訊和自利動機的情況下，如何設計遊戲規則來達到既定的組織目標。

在跟人做交流，尤其是在比較陌生的領域裡交流，最有效的一種方式，就是講故事，或者講述一種應用的場景。這樣做的好處是，讓聽眾有一個切入點，瞭解一個總體的印象或感覺。聽眾理解了，再去解釋，就會事半功倍。你去跟聽眾演示手機的功能？挨著一個個功能介紹？聽眾肯定會睡著的。

換一種場景式的方式，看看：

一天開始了，你的手機響了，你如何去做，然後如何去處理資訊。你開始工作。你的手機應該處於一個怎麼樣的安靜狀態。手機上設定的日曆，會提醒你該去見某個客戶，還是去給孩子訂一個生日禮物。過年了，電影院發來的彩信，告訴你什麼地方可以訂到很好的年夜飯，還送電影院的優惠券。同時，新的彩鈴服務可以提供何種的優惠。

把講解的要素鑲嵌在生活中，讓人產生身臨其境的感覺。

這聽起來很難，其實，也不必每次，每個地方都用完整的故事去講。哪怕是切割成不同的場景去引導聽眾，也會得到很好的效果和反饋。

PPT就是一個秀，你前面做的再漂亮，但是如果你不能show出來，那就太可惜了。

法則4-生動是永遠受歡迎的

說到底，製作PPT，跟創作一篇作品、設計一件產品的思路沒有太大的不同。你得明白：

聽眾是誰？他們關心什麼問題？問題有哪些？哪些是重要的？該如何引入逐步呈現？

接下來才考慮我花多少時間去完成，需要做得完美嗎？如果沒有資源，該如何做？有哪些細節需要考慮或避免。

為了下一次更好的PPT，這次的PPT有何經驗和體會。我該如何從平時的素材中，

去找到講解要素和意願的連線之處

。是否需要從別人的PPT講解中獲取技巧，或者從更加廣泛的媒體中吸取傳播的方式和營養？

PPT，它看起來只是一個演示的軟體，在它後面藏著的不是一個單純的技巧問題，而是一個綜合的問題：人們會怎樣去理解一個資訊，一個資訊該如何分解，使得人更容易理解並接受。該如何把資訊千方百計地打入聽眾的大腦。說到底，PPT也是一種營銷工具。當你洞悉了溝通的物件-人之後，一切的技巧和形式都可以隨心所欲，一切皆有可能。