Microsoft Office Word使用技巧（各種報告論文排版可能需要的小技巧）

作者：由咲莯妤發表于舞蹈時間：2023-01-20

這幾年用word寫各種報告論文，每每總能發現word的新大陸（寫報告的時候太無聊了word都能玩起來），遂記錄一下，有時候有些功能若是不知道，百度都不知道搜什麼就很尷尬，我時常稱奇，原來word還可以這麼用！

前面一些小技巧或許會比較基礎，本來我也覺得不值得寫進來，但讀研之初發現還有有好多人不知道如何用好word的基本功能比較震驚，遂還是記錄一下，大家看自己需要的部分就可以了。（想當初被本科畢設導師訓誡腳註、分節都不知道還讀什麼研是多麼羞愧，現在發現好多人樣式都用的不好突然覺得自己word用的還是挺好的）雖然接觸到了markdown、latex之類更高階的文字排版工具，但是發現word用的還是不少的，來跟我一起精通office辦公軟體吧！（雖然我還在持續發現新大陸中，word真是個寶藏）

Tips：分節符真的很好使！！！

（因為我現在CSDN發的並且本地圖片也沒了所以圖片都會帶有兩重水印，不是盜版哦）

1。小技巧

1。1中文文件一鍵修改全文小部分英文和數字為Times New Roman

預設新建word不管是正文還是標題，這裡都是【中文】，所以即使鍵盤鍵入英文其實還是在中文模式下的，有時候英文字母看起來怪怪的，還有一些數字也是。

教大家一招，【Ctrl+A】一鍵全選全文，然後【開始-Times New Roman】，神奇的事情就要發生了，那就是隻有英文字母和數字變成了Times New Roman格式，中文文字是完全不受影響的！意不意外驚不驚喜。

這裡因為全文字型字號都不統一，所以兩個框都是白色的，一般會顯示選中的字的字型和字號。

然後關於預設樣式都是【自動-中文】，在寫全英文文件（或者英文佔比高一點的時候）就會出問題，又一次我怎麼都覺得即使改了字型字號行距滿篇英文怪怪的，把樣式裡面的中文改成英文就可以了哦。不過因為是自動，所以有時候不改西文也不會出問題，看情況吧。

1。2【分頁符】（快速分頁不混亂再也不要敲回車鍵了！）

【插入-分頁】就可以了，其實【插入-空白頁】感覺沒區別但是既然word設定了這個按鈕應該是有別的用處的但我沒有深究過一般會使用分頁。然後【插入-分頁】和【佈局-分隔符-分頁符】是一模一樣，滑鼠懸停在【插入-分頁】上的彈出的說明就是分頁符。

這裡是簡單的兩個回車，這是插入分頁符前的樣子。

插入分頁符後明顯看到有一個具體開始有一段距離差不多一行長度1/3的地方有一個回車符，這就是分頁符了，把這個刪掉分頁就消失了。

如果要看的更清晰一點，可以【檔案-選項-顯示-顯示所有格式標記】（可見3。1，和顯示分節符步驟一致），因為分頁符可見也很好刪除一般不會進行這一步麻煩的操作的，分頁符也比分節符使用頻率高多了。

1。3圖片顯示&【樣式】初步介紹（圖片顯示不全像卡在裡面是不是很難受？）

明明想要的是下面的效果

但卻總是下面的效果，然後就有很多人把佈局選項或者板式調成了文字環繞型等其他選項，我在這裡說的是，千萬不要這要搞，千萬要

保持圖片是嵌入型

，否則當你增加或刪減文字、段落之後，圖片就不知道跑到哪裡去了！比如你在第一段插入的圖片可能就跑到第二段去了，不會跑的太遠但也一定會錯位，看起來很麻煩，改起來更麻煩！

其實圖片好像卡住了顯示不出來是因為行距被固定了，元兇是行距被設定成了固定值，不管固定值是多少磅反正只要是固定值，圖片像是就會有問題，這裡一般把行距設定成單倍行距就可以了（當然你要設定成1。5倍行距兩倍行距都可以，只要是幾倍的圖片就都能得到想要的顯示效果了）。操作是【選中圖片（這一行）-開始-段落下面的小三角】，或者快捷鍵【Alt+O+P】（Alt+O按完了他會提示你這是舊版本office的快捷鍵別管他繼續按P就可以了），或者選中圖片所在這一段（行）右擊選段落但是這個操作有點難畢竟我們只要改這一行的行距所以不建議使用這個方式。

很多報告、論文對格式有嚴格的限制，其中就很可能有一條是“正文行距固定值 24磅”類似的，這裡正文固然要按照要求來，但是我們需要對圖片進行特殊處理，只要將圖片這一行的行距設定成X倍行距，一般單倍行距即可。相較於把圖片的佈局選項改成文字環繞型，修改行距可以使得圖片一定在你想要插入的這一行裡，不會移位。

Tips：建議單獨新建一個名叫【圖片】的【樣式】，這個樣式其他都和正文一樣只改一個單倍行距（也不是很建議使用更多倍的行距這樣子圖片上下空出太多也不好看），這樣子左擊一下圖片，在點一下樣式【圖片】就可以快速調整讓圖片顯示出來了，比每次都要調出段落在點行距方便很多。

【開始-樣式的小三角-建立樣式-修改】在點之前是正文樣式的話，建立的樣式格式預設和正文一樣，接下來在此基礎上修改就可以了。

【格式-段落-行距】也記得改個名字哦，把【樣式1】改成【圖片】

神奇的事情就可以快速發生了。

1。4一些快捷鍵（甚至可以自定義一下）

1。4。1【檢視-導航窗格】

使得的word左邊（當然你拖動了位置當我沒說）出現像一些pdf書籍檔案一樣的目錄一樣的功能，巨方便快捷的瀏覽、定位文章的某些章節或者是看看文章目錄瞭解文章大體內容，但這麼好使的功能word竟然沒有快捷鍵emm，所以我們可以自定義一個。（因為我發現這個功能用到的太多了每次都點兩下好麻煩還是快捷鍵好使）

【檔案-選項-自定義功能區-自定義-檢視-NavPane】然後在【請按新快捷鍵】按下你要定義的快捷鍵，比如我設定他是Alt+Q，我就在這按了這兩個鍵就可以了，【當前快捷鍵】這邊原來是空的，因為我設定了他才顯示是Alt+Q

同理，其他有些什麼快捷鍵要新增的新增，要修改的修改，【類別-命令】和word上方的工具欄是一致的，只是命令是全英的，有時候需要自己百度一下要設定的功能是哪個英文，比如這裡導航窗格就是NavPane。

1。4。2快捷鍵清單

【Alt+Q】大綱目錄（自定義）

【Alt+O+P】段落

2。目錄——樣式&多級列表

2。1【樣式】（快速調整全文格式->生成目錄）

新建一個word已經有一些預設樣式了，一般先將【正文】【標題1】【標題2】【標題3】改成自己要的字型、字號、行距、段前、段後、是否加粗等等，然後就開始對對應的文字一鍵刷格式。若還有四級標題或者比如上面說的圖片、圖題的特殊格式要求可以自己再新建格式。如果想要四級標題出現在目錄裡，需要給樣式加上大綱級別，一般新建的樣式是預設沒有大綱級別的。

Tips：除了標題、圖片、圖題、標題等特殊樣式或者需要為生成目錄準備的，

也請將正文刷上樣式

，這樣子有些時候會方便很多，

因為樣式是可以一鍵修改的（比如突然要求正文變一個行距或者字號，這時候改一個樣式就完事了不需要全文重新改格式，就問你全文一點點的改累不累）。

如果是自己新建的文件，正文樣式不需要特地刷，只要在寫文件之前將【正文樣式】調成自己要的就可以了，因為預設不特地刷的樣式都是正文樣式，但一定要先調樣式再寫，否則不會生效需要重新刷一遍正文樣式。一般來說就是字型、字號、行距、首行縮排2個字元等常用的格式，

加了首行縮排再要不需要每一段都自己開頭空兩格了。

這就是新建word預設的正文格式（未修改過的）

一般主要是首行縮排還是要加的，其他看需求，段前0。5行會好看一點。

正文樣式增加首行縮排之後，可能導致全文都會首行縮排（畢竟預設全都是正文），比如我們整篇文章的題目，甚至曾經刷過標題1、標題2、標題3樣式的章節名稱都會在改完正文樣式之後首行縮進了。所以一般先改正文格式，再去刷別的格式。對文章標題就做單獨處理就可以了，【Alt+O+P】把首行縮排去掉就可以居中了。

這就是新建word預設的標題1格式（未修改過的），也就是一級標題的格式，標題2、標題3同理。

這是根據習慣修改的標題1，有明確要求的按照要求來改就行了（沒有要求我堅決不用固定行距，太坑了，還要對圖片什麼的單獨處理）。這裡的大綱級別和名稱是沒有改過但也圈起來的是因為有時候也會改。

然後在初步將一個文件的各級標題、正文、圖片、圖題等刷完一邊樣式之後，【Alt+Q】（我自己設定的快捷鍵）或者【檢視-導航窗格】，就可以看到這樣子的目錄了。

Tips：初步刷格式的時候，還可以順手分頁一下哦，一般一章是從新的一頁開始的，最好在給標題刷上格式之前先點分頁，否則可能格式混亂（比如標題1格式掛在了上一頁上之類的，多試試就知道了）。

丟一張沒有調格式之間純文字複製的樣子吧。

2。2 【多級列表】（確保在同一個列表裡就可以自動編號了->生成目錄）

這是2。1的進階版，如何讓章節各級標題自動編號，在文章比較長結構比較複雜的時候還是很有用的，自己手動敲編號後面改著改著就會發現哪裡不太對，然後五六七八章的，每章還有一二三四五小節，每小節還有一二三四五小小節，一個個自己手動編號不累嘛，尤其是要調整章節順序的時候，全都重來一遍，想死的心都有了T T。

如果是自己新建的文件建議在寫章節題目之初就是用【多級列表】，如果是修改的現成的文件並且不是一次性工作可能後序要多次修改，那建議剛接手的時候不厭其煩的先刷格式，然後刪掉原來手動敲的章節標號改成【多級列表】，因為這都將大大方便後序工作。【多級列表】唯一的缺點就是，純文字複製時候他就消失了，所以看需求是否使用，大多數時候還是比較方便的，我這裡樣例文件就要先刪除原有鍵盤敲擊的標號再使用【多級列表】。

選中標題，然後【開始-列表】，一般使用下圖框起來的兩種就可以了，我一般習慣使用二三級標題也不縮排的這種。一般來說點了列表之後，他會根據你是幾級標題（你刷的樣式已經規定好這是幾級標題了）來自動分辨用幾級列表，偶爾有時候不對可以如下圖手動更改。

Tips：第一次選列表的時候是從【列表庫】裡選，但第二次選列表的時候建議從【當前文件中的列表】裡選，這樣保證所有的列表都在同一個列表中，二級三級列表的數字會自動跟著變化

。如果一個文件中【當前文件中的列表】裡的列表不止一個，而你有遇到了二級三級標題列表的數字不自動變化可能是因為他們不在同一個列表中哦。這個問題下面還會繼續說一下。

這裡是原來的第二章，刷完列表之後都變成第一章了怎麼辦呢

左鍵一下這個列表，右鍵後點【繼續編號】就可以接著上面的一個列表值繼續編號了，比如這裡他就會接著第一章的1繼續標號也就是變成2。但有時候我不想要接著上面的列表編號但又不想從1開始，還可以【設定編號值】。

當然，如果你先吧第二章一二級標題都刷上了【列表】，第二章的一級標題點了【繼續編號】後變成了2，二級標題如果不自動跟著變的成2。1 2。2……，也不需要挨個點【繼續編號】，先確保它們和2在同一個列表裡，然後在第一個二級標題上點【繼續編號】，剩餘的就會自動編號了，主要問題還是在於

確認是否在同一個列表裡

。

可以看到這裡改了2。1的列表為【繼續編號】後，左鍵一下這個2。1，下面，1。1並沒有跟著變也沒有被選中，因為他不會自動認為這是在同一個列表裡面，他預設是開始新的列表。

Tips：如果已有1 2 3想在1和2之間插入新的第2章，希望後面的原2 3自動變成3 4，且他們的二級標題甚至三集標題都自動變成2.1…3.1…，需要確保使用的列表是同一個列表哦。

這裡有一個小技巧，直接選中已有的我們已經設定好格式和列表的一級、二級、三級標題複製過去，一般情況下就會按照上述樣子自動列表排序了，偶爾沒變過來的話，點選【繼續編號】也就可以一鍵把一堆標題都自動列表排序了。如果點【繼續編號】還變不過來，那說明他們不在同一個列表裡，他是一個新的列表。

當吧1。1也點了【繼續編號】變成2。2之後，左鍵2。2可以看到2。1 2。2同時被選中，因為這時候他們是在一個列表裡的。

修改現成的文件是要這樣子一個個刷過去的，自己寫文件，寫的時候就讓它在一個列表裡面就方便了，我的話一般會複製上一章或者上一節的標題，他會自動繼續編號，這時候我該標題內容就可以了，其實這和1、 2、 3……word會自動編號的原理差不多。如下圖這樣子一回車他會自動繼續編號，但是如果中間插入了一段取消了自動編號的，想要在下一點繼續自動編號得手動連上，否則是不可以的。

最後，有時候有特殊格式要求，比如上面框起來兩個常用標題列表格式，除了縮排和不縮排的區別還有是否最後的數字後面都有圓點。那縮不縮排有沒有圓點，甚至我想要以及標題是“一、二、三、……”，二級標題是“1、2、3、……”，三級標題是“1。1 1。2 1。3……”可以【定義新的多級列表】來實現，找一個與你要的列表樣子最像的選上然後再修改（和基於【樣式-正文】修改樣式一個道理）

2。3 終極操作：把列表連結到標題樣式（自動編號的標題樣式）

上一張圖點更多，或者從頭開始點選【定義新的多級列表】

都可以得到下圖

選擇要新增的列表級別，然後把該級別的列表連結到對應的樣式裡，比如下面就是吧“2。1”這個二級列表連結到樣式“標題2”

其他級別的列表也可以連結到對應的樣式哦，就變成上圖了，這樣在給標題刷樣式的時候，就能自動列表編號了，不需要像上面那樣那麼麻煩了。

2。4生成想要的目錄（想怎麼調怎麼調）

只要標題級別的樣式刷好了，這裡就可以【引用-目錄】自動生成目錄了（沒有人想手動生成吧？？？，所以樣式得刷的！）當然如果列表也刷好了，那就更棒了。

有時候還會需要【自定義目錄】，一般有隻顯示一級標題或者只顯示一級和二級標題的需求（預設顯示3級），使用【自定義目錄】就可以了。有時候甚至對目錄的字型、字號、行距有要求，點這裡的【修改】，是不是看到了和【樣式】一樣的頁面，所以格式修改就不多說了。

修改後的，取消了段前0。5行，字號變為小四，取消首行縮排。

3。【分節符】（如何使得頁碼、頁首不同或者相同）

分節是個好東西啊，可惜很多人不知道。我也曾苦惱於怎麼讓頁碼從正文開始編12345……而不是從封面和目錄就開始編，又是甚至封面不需要頁碼，摘要目錄等部分要用羅馬數字編頁碼。還有就是頁首一般需要不同章節顯示不同章節的名字，封面等可能不需要頁首。這些透過分節基本就可以實現了，個別情況還需要一些進階操作。

3。1如何設定分節&分節初步效果

一般開始的時候會使用分頁就很不錯，進階版那就是分節了，word預設是一節，所以直接如頁首頁碼那是從第一頁到尾都是一樣的或者連貫的。（分頁可以在【插入-分頁】裡面快捷設定這裡不細說）

【佈局-分隔符-分節符-下一頁】這就是插入分節符的步驟了，他這裡的副標題說明“插入分節符並在下一頁上開始新節”就是字面意思，至於效果大家自己操作後在插入頁碼或者頁首就可以體會到了，這下面還有三個選項連續、偶數頁、奇數頁不是特別常用，word也給出了說明具體效果可以自行嘗試。

一般情況下，插入分節符是看不到效果的，點選頁首頁尾的編輯才可以看到如下圖上一頁是第一節，下一頁就是第二節了。

【插入-分頁】功能的話還是能很明顯看到分頁符，刪掉它就去掉了原來的分頁操作這個可以看分頁那章的展示。分節符要看得到的或者刪掉（取消分節）話操作稍微麻煩一點但也不是沒有辦法。【檔案-選項-顯示-顯示所有格式標記】（我突然發現更方便的方式顯示了，往下看！）

可以看到多了分節符的字樣了（刪除這一段這個分節也就消失了），但因為是開了顯示有格式標記，所以還會多顯示出很多東西很影響視覺效果，一般不會勾選這一項的。

其實還可以【檢視-草稿】或者【檢視-大綱檢視】就可以看到分節符了，只是我著實沒有整明白這兩種檢視下怎麼編輯文件遂放棄了，預設word是【檢視-頁面檢視】調回來就好了。

原來word是有個快捷按鈕的！【開始-顯示/隱藏編輯標記Ctrl+*】可以巨方便的顯示一切隱藏了的標記！！！

3。2在指定頁上開始頁碼編號&調整頁碼格式

一般來說封面是第一節，封面後到正文前一般有摘要和目錄這是第二節，正文是第三節，附錄是第四節，看個人需要調整。

【插入-頁碼】一般會從文件的第一頁開始編號，但一般封面、目錄是不能和正文一起編頁碼或者要單獨編號的。

根據上一節所說，我首先在目錄、摘要、正文前插入分節符，將預設一節的word分成好幾節，然後再插入頁碼，但會發現頁碼還是頑固的從文件第一頁開始編號，這是因為預設【與上一節相同】，和【列表】預設開始新列表不一樣，節是預設和上一節相同的，所以我們還要取消節與節的關聯才能分開他們，然後再在正文的頁尾裡面插入頁碼。【雙擊頁尾-設計-取消連結到前一條頁首】可以看到上面三頁的與上一節相同已經消失了，並且目錄和摘要頁再也沒有也在標號範圍內了。雖然按鈕是【取消連結到前一條頁首】，但其實是【頁首/頁尾】，並且游標再哪取消的就是哪的連結，這一頁取消了頁尾的連結，頁首的連結還在的。