檔案管理軟體不容忽視的6大問題

要解決檔案管理中大家普遍關注的問題，首先要了解檔案管理軟體的功能需求：

一、提供和現實一致的綜合檔案管理，即需要分類歸檔。

二、檔案的歸檔與錄入，即批次匯入匯出功能。

三、檔案管理與利用授權，即許可權賦予功能。

四、檔案的搜尋與利用，即快速查詢功能。

五、物聯網化的檔案管理，即支援條碼、多網路功能。

六、檔案統計，即自動統計功能。

會博通檔案管理軟體，不僅可以完美解決以上六大問題的同時，還具備簡單的操作模式與美觀的軟體介面。

1、方便的歸檔編輯平臺

會博通提供檔案歸檔編輯平臺，綜合檔案的錄入、紙質掃描檔案的引入、電子檔案的引入、批次錄入、批次修改、綜合檔案表格列印等，在一個介面上，即可實現從檔案到檔案的全過程。

可在系統中新建電子案卷，再將電子案卷發起流程，套用歸檔流程模板，實現檔案新建、錄入、掃描、移交到歸檔全流程實現自動化，一環扣一環，不但減輕檔案管理員負擔，而且保證了檔案資料的完整性。

2、批次匯入

即從Excel表格檔案中，匯入檔案條目。系統會智慧化獲取Excel表格檔案中的所有檔案條目屬性資訊，這種方式適用於對以往利用Excel表格進行檔案管理的單位進行檔案條目的匯入。或者，業務部門進行檔案資料移交的時候，可能會用Excel製作對應的檔案移交清單，檔案管理人員即可直接使用該移交清單匯入檔案條目，避免重複錄入。

3、許可權設定和多級管理方式

系統採用基於角色的安全控制方法和細粒度的許可權控制，可針對使用者進行功能授權、角色授權和管理範圍授權。基於檔案管理規範的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、許可權、內容等。

4、統計功能

會博通系統提供了全面而又實用的檔案利用情況統計功能，具體分為登記類、統計類和排序類等，即包括表格，也包括統計圖形，真正做到了圖文並茂。

5、物聯網管理

會博通將條碼、電子標籤等物聯網技術引入檔案管理，進一步提高了管理的科技水平與技術含量。系統會根據要求，對每條會博通中的資訊，不管其是檔案、檔案、圖書、裝置、還是辦公用品，生成並繫結對應的唯一標識（條形碼或電子標籤）以方便識別和管理。

將配置了唯一標識的管理物件，如檔案、檔案、圖書或物品等，使用閱讀器識別，即會將唯一標識中所記載的相關資訊傳入會博通系統中，會博通將快速定位到所關聯的管理物件，供操作者檢視或用於工作所需的借閱、租用、歸還等管理操作。

6、查詢功能

系統提供根據使用者許可權實施的搜尋功能，搜尋框貫穿整個系統，使用者可以快捷地實施搜尋。

專門的搜尋平臺將根據操作者的職能許可權來實施搜尋，對於搜尋出的文件，還具備與操作者職能相適應的管理功能，並可作為其他系統的知識支援工具使用。