給所有“豪門大管家”：這樣巡場，事半功倍
作為一名公司行（管）政（家），辦公室巡場算是家常便飯了，那麼，如何高效巡場而非流於形式呢？
今天，我們請到了十年資深行政大神凌傳盛，全面剖析巡場套路，從巡場目的到巡場方式，為行政人送上滿滿的乾貨分享！
本期作者
凌傳盛
行政+ 特約撰稿人
服務於世界前50強企業，近10年金融企業物業管理、企業文化及行政統籌管理經驗。
1
如果你感覺工作很被動
往往是因為你不夠主動
——
巡場是一項容易被忽視的工作，我們通常認為巡場應該歸屬了安防體系，由保安、物業人員進行，在職場內的走走停停，關注外來人員情況是巡場的基本內容。
然而，行政在巡場過程中其實可以做到更多：
1.
我們希望，我們的員工感受不到我們的存在，是因為我們在背後做了足夠多的工作。
2.
我們希望，員工不用告訴行政印表機沒紙了，不用告訴行政哪裡壞了。
2
為什麼要巡場
巡場不是簡單的檢查問題
——
巡場並不是簡單的檢查問題，
巡場是為了發現問題、預判問題、收集職場各項資料，監督各項行政工作的落實情況。
因為，日常巡場是一項能夠串聯資產管理、安防體系、消防管理、清潔管理、綠化管理、職場運維、物料管控、員工紀律、職場禮儀的重要工作。
而且我們在巡場過程中，需要用到換位思考、機率論、統計學等等相關知識。
3
巡場的側重點在哪？
——
不同時間段、不同的角色在巡場過程中應有不同的側重點。
1.
員工上班前：
巡場應側重於辦公環境是否進入了正常的執行狀態，
包括開啟照明、空調、影印機、飲水機等裝置，並檢查給排水系統、門禁系統等是否正常運作。
2.
員工工作時：
巡場應側重於辦公環境的執行維護、職場的辦公紀律。
包括印表機內的紙張容量、飲用水的容量、廁所物品的容量、電氣裝置、門窗裝置的正常操作情況等。
3.
員工下班後：
巡場應側重於各項電氣、辦公裝置的關閉情況、物料使用情況、設施裝置的損壞情況、門禁監控的可用情況、門窗的關閉情況等。
4
誰應該去巡場？
——
大部分企業將巡場工作委託於物業，受制於物業合同及物業人員的工作職責，巡場將會存在一定的侷限性，
常規的巡場應該全方位無死角進行。
物業人員、行政員工、行政管理者均應該承擔一定頻次的巡場，並側重不同方向。
物業人員
側重於具體事項的落實。
行政員工
側重於監督工作進行，並發現問題，記錄資料。
行政管理者
需監督巡場工作的具體落實。
5
巡場應達成怎樣的效果？
——
正如上文講到，巡場是串聯行政各方面工作的一項體系性工作，透過巡場檢閱、改進行政各項工作的落實進度和方向。
那麼巡場工作的結果，是向行政各模組反饋巡場中發現的各項問題。
例如：
巡場時發現綠化植物有枯萎跡象，則向綠化負責人反饋資訊，儘快進行更換。
發現燈泡壞了，則需要向職場運維崗人員反饋進行更換。
6
巡場工具有哪些？
——
目前，筆者暫未發現可用的線上巡場工具，一般透過自制的巡場專用表格進行。
巡場表格並無固定，可根據行政職能的範圍以及不同時段的巡場範圍進行制定。
每次巡場結束後，需將巡場工作表格反饋行政管理人員，並將巡場中發現的問題，交行政員工進行相應的流轉和落實。
7
巡場的重點有哪些？
——
門窗檢查：
是否可以正常開啟、封鎖
照明系統：
是否可以正常開啟、是否存在燈具損壞
電氣裝置：
是否可以正常運作
門禁系統：
是否可以正常刷卡進出、斷電後是否可實現自動開啟
監控系統
：畫面是否清晰、攝像頭是否存在被遮擋情況
清潔衛生
：是否按清潔衛生標準執行，茶水間是否積水、廁所用品是否充足
綠化植物
：是否存在枯萎情況、養護記錄是否完整、花盆是否漏水
消防系統：
消防指示燈是否可用、消防裝置是否挪動、消防通道是否堵塞
安全用電：
職場是否存在違規用電、是否未經允許使用大功率電器
職場紀律
：根據實際需要確定，例如佩戴工卡情況、上班時間用餐情況、桌面不整潔情況
職場物料
：列印紙、飲水機、咖啡機等等裝置的耗材用量及存量情況，是否需要新增等
8
小面積辦公室的巡場策略
——
上文已經介紹了巡場的詳細情況，但是辦公面積不同，巡場方式也不一樣哦。
“大豪門”有“大豪門”的巡場法則，“小豪門”也有適合自己的巡場方案。
對於辦公面積在3000平米以內的公司，行政人在巡場時，可以帶上負責本樓層或者本區域的保潔阿姨。
巡場過程中一旦發現問題及時與保潔阿姨溝通，及時處理。同時，還可以與保潔阿姨進行充分溝通，及時瞭解公司內部存在的各項問題，儘可能避免再次出現類似問題。
比如，午飯後就是一個很好的巡場時間，既能避免打擾員工工作，又有充分的時間，還可以起到消食作用，是不是一舉多得呢？
