【總裁助理成長記錄】005-發現週報表統計工作的寶藏

【總裁助理成長記錄】系列以Alice做為主人公，將總裁助理的日常工作以及處理方式以故事的形式表現出來。文中出現的故事均來自職場例項。當然，故事並非來自同一人，故事中的『壞人』雖大部分是透過特定的人物來展示，但是實際工作中，使絆的人並非是特定的；也許是你知道的對手，但也許就是你身邊的『朋友』，要注意甄別。

Alice一上班就收到了人事經理發出的一份對華中某個銷售的處罰檔案，郵件傳送給老闆，抄送給Alice。很快，Alice就收到老闆的指示，讓她及人事經理一起到他辦公室開會。

原來，公司所有員工（除工人外）每週將週報表傳送給行政人事助理小Y，由小Y對提交的週報表情況進行統計。不過，因為小Y只是個小助理，沒有閱讀公司員工週報表的許可權。因此，這些發給小Y的週報表，均設有密碼，小Y只統計員工是否提交了週報表，至於週報表完成情況如何，小Y不知道也不對此負責。

這次出問題的是華中的某個銷售，竟然將上次的週報表改個日期，沒做任何更新就發給各位領導。不巧的是，老闆正好打開了這個銷售的報表，發現是仍是幾周以前的報表，沒做任何更新！這下問題就大了。

首先，公司通報處罰，扣除績效；另外，也就是這次老闆把Alice及人事經理叫到一起開會的主題：今後怎麼避免類似情況的發生。

由於公司銷售跟進的都是工程專案，週報內容不可避免地包括專案資訊，與客戶的溝通情況，最新進展等。如這些資訊被競爭對手獲取，後果的嚴重性自不必說。正因為這些資訊的高度保密性，老闆也不放心讓一般的部門助理來查收並統計週報表。經老闆與人事經理溝通後，認為這個工作交給Alice比較合適。

Alice起初聽到這樣的安排，心裡是非常抗拒的。這種週報表統計工作一般來說都是銷售助理在跟進的。這份工作繁瑣、浪費時間還得罪人，本身也沒什麼技術含量。

也許理想中的總裁助理是協助老闆制定公司發展戰略規劃，現實中卻也一樣要非常接地氣地跟進銷售人員的週報表。

Alice當然也很清楚，老闆已經開了口，實際上就是老闆的決定。既然推不掉就愉快地接受下來吧。不過，為了避免接下這份工作後過於尾大不掉，Alice同時與老闆及人事經理明確了一下這個週報表統計的工作範疇：

Alice只統計各銷售分公司的週報表提交情況，公司總部各部門的週報表仍由行政人事部跟進；

Alice只對接各銷售分公司負責人，每週在規定時間內由負責人將分公司所有人員的週報表打包統一發給Alice， Alice不直接對接分公司員工；

Alice只統計週報表的提交情況，將提交情況統計表格每月發給人事部，如有處罰由人事部統一處理。

有了以上這三項界定，週報表的統計工作就省心多了。

Alice多年總助的工作體會是，無論交付到手頭上的工作多麼沒技術含量，但是隻要用心，也可以將一份很看起來毫無價值的工作變得有意義並且散發出光彩。

首先，Alice做了一份《週報告提交匯總表》，橫軸為時間軸（列出一年），以周為單位，每一格代表一週；縱軸為各銷售分公司，每個銷售分公司將銷售人員的名稱一一列出。每週如正常交週報表的在對應的格打一個“鉤”，未交報表的簡單註明情況，如“休假”，並在這一格填充醒目的黃色。使用這種統計方式，全國銷售分公司每個人的報表提交情況，一目瞭然。

當老闆在第一週後收到Alice的統計報表，果然大加讚賞，並讓人事經理以Alice的統計表格為模板，公司其他部門的週報表情況也按此模板統計。

另外，正是由於這個週報表統計工作，Alice無形中有了查閱全國銷售分公司週報表的許可權。這個許可權讓Alice不僅能看到分公司銷售人員的週報表，瞭解每個專案的進展情況；還能看到分公司老總，以及分公司人事的週報表，瞭解分公司整體規劃及人事安排。

在一個銷售主導型的公司，Alice能夠了解公司的銷售佈局其實就是了解了公司的核心運作，這些來自一線的市場的資訊及資料才是制定公司銷售策略及發展戰略的基礎。

想明白這些關係，Alice不禁感慨，這個當初內心超級拒絕的週報表統計工作，沒想到裡邊竟然有著這麼大的寶藏。

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