為什麼很多企業使用 Outlook 收發內部郵件？
Gallatin小組偷偷告訴你，微軟在做Office市場分析的時候，會有人員專門調查各類企業其員工工作模式，中國不少企業在工作模式與微軟十分相似，也確如問題所言，他們通常使用Outlook收發企業內部郵件。
那麼為什麼這些企業會選擇使用Outlook，而不是各種各樣的其他郵箱系統呢？
如果你瞭解Office各個軟體之間的協作性，Office商業版的統籌性，稍微瞭解Outlook除收發郵件外的強大功能，這些疑惑就會自然消除。
Outlook的後臺Exchange
使用Outlook當然不是源於企業員工們的自發選擇，而更多取決於企業管理者的決策。表面上我們看到的是員工們都在使用Outlook郵箱，但實質上，Outlook的後臺伺服器Exchange才是核心。Exchange Server也是Office內的一個產品，它主要掌管訊息與協作系統，用來構架應用於企業、學校等機構的郵箱系統、知識管理系統，Web系統等。
IT管理者用Exchange做的事
Exchange搭建好後，你在企業裡的Outlook郵箱就不是一個普通、個體的郵箱了，而是一張人員網路的組成部分，你可以在輸入幾個字母后輕鬆看到彈出的同事郵箱賬號，也可以很方便的給上級傳送會議邀請，如果你是秘書，還能繫結老闆的賬號，替他安排日程。
Outlook與Microsoft Teams, Skype等
要察覺Outlook的強大，還需要對微軟其他的商業辦公軟體有所瞭解，一個微軟賬號能夠登陸所有其有權享有的微軟產品，而幾乎每一個微軟Office產品都是互通的，且不說Word、Excel能直接透過文件傳送Outlook郵件，最基本的就有日曆同步，例如你在Microsoft Teams裡向你的同事發起了一個會議邀請，並得到了同事的接受，這個會議就會顯示在你的日程安排裡，也同時會顯示在你的Outlook日曆中；反之，你在Outlook中對同事傳送的會議邀請也會顯示在Teams的“會議”欄中。
如果你使用Skype，但覺得另外開啟APP很麻煩，那麼Outlook中直接Skype呼叫你的聯絡人即可，Skype也支援你同時進行好幾個通話。
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Outlook郵箱外功能
在support。office。com上，對於Outlook的使用說明主要分為五個類別，而電子郵件只是其中之一，如果只用郵件功能，那意味著Outlook的80%功能都沒有得到利用。
Outlook的大致功能劃分
說到這裡就不妨給大家介紹一些Outlook的功能。
①安排約會
在
“日曆”
中，選擇
“新建約會”
。
新增
“主題”
、
“位置”
以及開始時間和結束時間。
選擇
“邀請與會者”
將約會轉換為會議。
選擇
“儲存並關閉”
完成操作；如果是會議，則選擇
“傳送”
。
②使用日程安排助理
建立會議時，請使用
“日程安排助理”
，以檢視與會者和會議室何時有空。
在新會議請求中，選擇
“日程安排助理”
。
帶垂直條的底紋區域將顯示會議時間。可拖動垂直條來調整會議時間。
網格顯示與會者有空的時間。在會議請求的右側，Outlook 將顯示建議時間和衝突人數。
③郵件加密
很多企業會有機密檔案，如配方、技術資訊等
在檔案選單中，選擇
選項
>
信任中心
>
信任中心設定
。
在左窗格中，選擇“
電子郵件安全性”
。
在加密電子郵件下選擇
“設定”
。
在證書和演算法下單擊
“選擇”
，然後選擇S/MIME 證書。選擇
“確定”
。
在您正在撰寫的郵件中，單擊“
檔案”
>“
屬性”
。
單擊“
安全設定”
，然後選擇“
加密郵件內容和附件”
複選框。
④新增代理人
要使用該功能，你和你的代理人必須有Microsoft Exchange賬戶。
在“
工具
”選單上，單擊“
帳戶
”。
單擊要向其新增代理人的帳戶， 單擊 “
高階
”， 然後單擊 “
代理人
”。
在 “
可以代表我的代理
” 下， 單擊 “
新增
”。
鍵入要新增為代理人的人員的姓名，在搜尋結果列表中單擊代理人的姓名，然後單擊“
新增
”。
在“
許可權
”框中，為每個專案型別選擇要為代理人設定的許可權級別。
最後，很多企業為什麼喜歡用Outlook，因為
Outlook通常被包含在Office 365套餐中
，既然買Word、Excel、OneDrive等產品的時候附贈了企業員工能工統一使用的郵箱功能，豈有浪費不用之理！
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