檔案管理制度彙編

檔案管理制度彙編

檔案管理制度 2

檔案管理制度 6

檔案歸檔制度 15

文書材料歸檔制度 17

聲像材料歸檔制度 22

會計檔案材料歸檔制度 25

電子檔案歸檔制度 27

檔案保密制度 32

檔案查閱利用制度 33

檔案鑑定、銷燬制度 34

重大活動檔案登記制度 35

檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為提高檔案管理水平，充分發揮檔案管理在各項工作中的指導作用，制定本制度。

第二章 適用範圍

第二條 本制度適用於公司全體員工。

第三章 職 責

第三條 積極宣傳並遵守國家和集團公司關於檔案管理的法規、制度、規定。

第四條 維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守機密。

第五條 檔案管理人員應熱愛本職工作，全面瞭解和掌握檔案室情況,熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。

第六條 檔案保管應科學分類、排列、編號，要排列整齊，與存放索引相一致。

第七條 定期檢查和核對檔案內容、數量，以及存放的順序和位置，做到心中有數。

第四章 工作規範

第八條 檔案室管理規範

一、認真貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實加強檔案室的各項安全措施。

二、檔案室為公司機密重地，非檔案管理人員未經領導准許不得擅自進入檔案室。

三、不得竊取、出賣和塗改檔案，違者追究法律責任。

四、檔案出入庫要及時登記，借出的檔案須按時歸還，利用後的檔案應隨即放回原處。

五、定期對檔案室的案卷及保管條件進行檢查,切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴工作。

六、做好檔案室溫溼度的監控與登記工作。

第九條 保密工作規範

一、嚴格遵守和檔案保密工作有關法規和制度。

二、查閱時須嚴格履行審批和登記手續，註明查閱目的和內容。

三、強化保密意識，嚴格控制閱檔範圍，嚴禁擅自翻閱、抄錄及影印秘密檔案資料。因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。

四、發現丟失洩密情況後，立即向有關領導報告，並積極配合有關部門查處。

五、檔案管理人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。

第十條 檔案利用規範

一、查閱公司一般檔案材料,由綜合部負責人簽字批准,涉密檔案，須經綜合部負責人同意後報公司主要負責人簽字批准。

二、嚴格履行借閱手續，並將利用結果及時向檔案管理員反饋。

三、查閱利用檔案，必須在檔案室內，不得帶出室外，不得轉借他人傳閱，隨意摘錄和複製。特殊情況需摘錄或複製檔案材料需經領導籤批，摘抄時必須保持檔案內容的準確性，不準任意篡改。

四、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。

五、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，須經綜合部負責人批准報公司主要負責人審批後，辦理外借手續（限5天內歸還）,若續借，需辦續借手續。

六、要愛護檔案，確保檔案的完整與安全，不準摺疊、勾劃、塗改、抽撕、

拆卷，不準在閱卷時吸菸、喝水。

第十一條 檔案鑑定銷燬規範

一、根據檔案保管期限規定，及時對保管期滿的檔案進行鑑定、銷燬。

二、鑑定檔案必須採用直接審閱檔案原件的方法，嚴禁只看案卷標題的間接鑑定方法。

三、經鑑定，對已經失去儲存價值，需要銷燬的檔案要編造銷燬清冊，經公司主要負責人審批，方可銷燬。

四、銷燬檔案時，必須有兩人以上監銷，監銷者要在檔案銷燬清冊上簽字，註明銷燬的方式和日期。

五、嚴格遵照保密工作守則。對於大量銷燬的檔案，要送造紙廠當場化為紙漿，嚴防洩密。

六、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由綜合部集中銷燬。

第五章 附 則

第十二條 本規定未盡事宜或其他特殊情況，由總經理辦公會另行決定。

第十三條 本規定由綜合部制定並負責解釋。

第十四條 本規定自發布之日起實施。

檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為提高辦公速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，制定本制度。

第二章 適用範圍

第二條 本制度適用於公司外部機構的來函、來電和來文；本公司上報下發的各種檔案、資料。

第三章 職 責

第三條 綜合部負責公司各類檔案的歸口管理、簽收和保管，閱批和分轉、傳閱和催辦、發放、借閱和清退以及立卷與歸檔。其他各部門指定兼職文管員在綜合部指導下對部門檔案進行相應處理。

第四章 工作程式

第四條 檔案的簽收。任何送到公司的公啟檔案（除公司領導親啟之外）均由文秘宣傳主管簽收，再交由綜合部經理拆封。在簽收和拆封時，文秘宣傳主管和綜合部經理要注意檢查封口和郵戳。對函件開口和郵票撕毀應查明原因。

第五條 檔案保管。綜合部經理對來文拆封後，應及時附上《公司檔案處理單》，或掃描後透過OA辦公平臺，分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟檔案，在公司領導啟封后，應交綜合部辦理正常手續。

第六條 檔案的閱批和分轉

（一）公司收文運轉充分依託 集團OA辦公平臺，各部門指定文管員向綜合部發文。

（二）向地產旅遊集團報文流程為：各部門需報送材料轉至綜合部（文管員）→綜合部負責人閱批→向地產旅遊集團綜合部（文管員）提報→地產旅遊集團綜

合部（文管員）接收→地產旅遊集團綜合部負責人閱批→呈總經理審批→呈董事長審批→地產旅遊集團綜合部（文管員）將領導批示內容反饋給報文單位綜合部（文管員）→綜合部（文管員）反饋資訊轉報文部門負責人→材料編號→歸檔

（三）對於公司各部門的內部請示報告類檔案，審批流程為：擬稿部門擬稿→部門負責人核稿→綜合部接收（文管員）→綜合部負責人閱批→副總經理審批→總經理審批→董事長批示→編號→歸檔

（四）以上為常規流程，在檔案運轉過程中，可能需要多次領導批示，多個職能部門提出意見，以及提交公司總經理辦公會議研究等情況，流程根據需要略作調整。

（五）檔案運轉中，部門受理環節的主辦部門要主動與協辦部門溝通，儘快反饋辦理意見和結果。

（六）綜合部文管員及部門擬稿人負責及時跟蹤上報檔案的處理結果。

第七條 檔案的傳閱和催辦

（一）傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家或帶到公共場所，也不得將檔案轉借、分閱其他人員。對尚未傳達的檔案不得向外洩漏內容。

（二）閱批檔案應及時，一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，綜合部應督辦、催辦有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走或複製、轉借資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。

（四）檔案閱讀完後，應交還綜合部文秘主管，不得橫向傳閱。

（五）文秘主管對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得綜合部經理同意後，予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

第八條 發文規定

（一）公司正式對外發文只能以公司名義，公司上報下發正式檔案的權力集中於綜合部，各部門一律不得自行向上、向下遞送正式檔案。

（二）各部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求的，對全公司影響較大的工作部署，須由公司董事長批准簽發，由綜合部發文。

第九條 發文範圍

（一）凡以公司名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、會議簡報以及公司編寫的會議紀要，均屬發文範圍；

（二）公司對外發文主要用於：對業務單位聯絡有關工程建設、技術、材料供應、公司經營、人事勞資等工作事宜；

（三）各部門與所屬單位發生的一般業務聯絡，可用各部門的名義發文，應各自編號備查。

第十條 發文內容

（一）釋出公司的規章制度；

（二）公佈公司的重大工程、技術、安全、經營管理、生活福利等決定；

（三）釋出公司有關獎懲決定和通報；

（四）其他有關公司的重大事項。

第十一條 發文程式與要求

（一）公司發文流程：擬稿（部門員工）→部門核稿（部門負責人）→綜合部初審（文管員）→綜合部閱批（綜合部負責人）→總經理閱批→董事長簽發→編號（文管員）→校對（擬稿人）→蓋章套打→歸檔

（二）公司向集團公司的發文，需由地產旅遊集團相關部門提出意見，連同公司發文（作為附件），按照發文流程，報送集團公司。

（三）以上為常規流程，在檔案運轉過程中，存在提交公司總經理辦公會議研究或駁回等情況。

第十二條 發文組成部分

（一）發文號：由公司的代字、發文年度、發文順序號組成，與簽發人姓名一併位於文頭與界欄線上；

以公司名義發文字號為“魯金 字［年度］＊號”，規劃設計部發文則為“魯金 規字［年度］＊號”，工程技術部發文則為“魯金 工字［年度］＊號”，計劃成本部發文則為“魯金 計字［年度］＊號”，財務部發文則為“魯金 財字［年度］＊號”，綜合部發文則為“魯金 綜字［年度］＊號”，均加蓋公司公章。

（二）主送機關：向上級的請示、報告，一般只寫一個主送單位；需同時報送另一個上級部門的，用“抄報”；對同級則用“抄送”；

（三）標題：對檔案主要內容的概括和反映，用三號黑；

（四）正文：檔案的主體部分，用三號仿宋；

（五）附件：附件位於正文之後、印章之前，註明附件的序號、標題。

（六）檔案日期：包括年、月、日，寫在檔案末尾，一般以印製日期為準，重要檔案以簽發日期為準；

（七）檔案印章：加印在發文日期中間；

（八）密級：保密檔案註明密級；

第十三條 用紙格式，公司經營管理類檔案統一使用A4 紙。

第十四條 印裝格式

（一）檔案均採用橫書橫排；

（二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂；

（三）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘等辦法。

第十五條 版面格式，首頁採用文頭，頁尾標註頁碼。

第十六條 檔案的借閱和清退

（一）公司各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案的，須辦理借閱登記，對有密級的檔案須經綜合部經理同意後方可借閱。

（二）借閱紙質檔案應嚴格履行借閱登記手續，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃。借閱電子文件，應遵守保密守則。

（三）文秘宣傳主管應定期對已辦妥的檔案和領導要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向上級報告。

第十七條 檔案歸檔

（一）檔案歸檔應按照年度、部門、內容、期限，分門別類地進行整理歸檔。

（二）歸檔時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

（三）要堅持平時歸檔與年終歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時歸檔。

（四）上年度形成的檔案材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式歸檔。

第十八條 檔案銷燬

（一）對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，文秘要定期清理造冊，經公司總經理辦公會議批准，辦理銷燬手續。

（二）經稽核同意銷燬的檔案，應由文秘進行正式銷燬。

第十九條 檔案管理記錄

（一）綜合部文秘對送到公司的公啟檔案進行登記。

（二）綜合部對拆分的檔案分類登記編號、保管。

（三）以公司名義的發文綜合部至少要保留一份進行保管，各部門提交併由綜合部制發的公文可由綜合部視具體情況而定是否對其進行保管，但發文部門須至少保留一份。

（四）檔案的借閱和清退應由綜合部檔案管理員進行登記。

（五）檔案由綜合部檔案管理員進行整理歸檔。

第五章 附 則

第二十條 本制度未盡事宜或其他特殊情況，由總經理辦公會另行決定。

第二十一條 本制度由綜合部制定並負責解釋。

第二十二條 本制度自發布之日起實施。

附表1：

檔案/資料登記表

序號

檔案/資料名稱

密級

登記時間

儲存期限

1

2

3

附表2：

檔案/資料發放記錄表

序號

檔案/資料名稱

發放日期

密級

接收部門

接收部門

1

2

3

附表3：

檔案查閱（外借）登記表

序號

借（閱）檔案名稱

日期

借閱人簽字

1

2

3

附表4：

檔案銷燬申請表

序號

銷燬檔案名稱

銷燬原由

1

2

3

申請人：

日期：

審批意見： 簽字：

日期：

注：檔案管理員要定期整理檔案，對需要銷燬的檔案提出銷燬申請。

附表5：

檔案銷燬記錄表

序號

銷燬檔案名稱

銷燬時間

經辦人

1

2

3

檔案歸檔制度

為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐富，結構合理的室藏結構，更好地為單位業務工作和其他工作服務，制定本制度。

第一章 歸檔範圍

凡是反映本公司工作或業務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的檔案材料，均屬歸檔之範圍。

1、上級機關制發的屬於本公司主管業務需執行的檔案、普發的非主管業務但需執行的法規性檔案、上級召開的需貫徹執行的會議主要檔案以及上級領導針對本公司的重要講話、指示等。

2、本公司黨、政、工、團、人事、財會、保衛、基建等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的各種載體的檔案材料。

3、同級單位和非隸屬單位需要執行、業務或工作聯絡密切以及檢查本公司工作制發或形成的主要檔案。

4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、幹部任免、典型材料、統計報表和法規備案檔案材料。

5、本公司重要活動、重大事件以及專門業務形成的文字材料、照片、音像等。

6、公司和個人其他有重要儲存價值的檔案、資料、圖書、實物等。

第二章 歸檔時間

需要歸檔的檔案材料，一般按年度進行整理歸檔，即須在當年上半內，將上一年度本單位形成的以及其他屬於歸檔範圍的各種載體的檔案材料，按照規定先由文書部門或業務部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進行規範排列和實施集中統一保管。

對於專業方面的專門檔案、特殊載體的檔案，如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢後及時收集、整理、歸檔。

第三章 歸檔的基本要求

1歸檔的檔案材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案頁數等，不得殘缺不齊。

2、歸檔的檔案材料應系統、條理、規範，即符合檔案的自然形成規律，保管期限區分準確，分類科學，組卷合理，卷盒內檔案排列有序、條理清楚。

3、歸檔進室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內容完整準確，統一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規定。

4、機關單位發文應建立“兩套制”（列印正文儲存兩份），機關及撤消單位的檔案都要按照國家規定，定期向檔案館移交。

文書材料歸檔制度

第一章 歸檔範圍

1、黨、政、工、團各部門在工作中形成和處理的具有儲存價值的各類檔案材料。

2、各業務部門在管理活動中形成和處理的具有儲存價值非技術性檔案材料。

3、外出參觀、學習、開會帶回來的及向外單位索取的具有儲存價值的非技術性檔案材料。

第二章 歸檔時間

歸檔檔案材料按要求整理後，於次年三月底前歸檔。

第三章 歸檔份數

公司的發文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。

第四章 文書材料整理的質量要求

為了保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，便於保管和利用，對歸檔檔案材料整理質量提出如下要求：

1、為保證歸檔檔案材料整理質量，檔案制發一律採用國家標準規定的用紙規格，左側留有裝訂線，不在裝訂線之外修改檔案或批註意見，起草、修改、簽發、檔案一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。

2、歸檔的檔案材料一定要齊全、完整。

3、整理檔案時，應保持檔案的有機聯絡，以“件”為整理單位，進行檔案級整理，一般以每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與覆文可為一件。

4、將檔案按年度分開，不同年度的檔案一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批覆應放在覆文年整理歸檔；沒有覆文的放在請示年整理歸檔；對於計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性檔案等內容涉及不同年度的檔案，應按檔案落款日期，歸入檔案形成年度整理歸檔；跨年度的會議、處理案件等形成的檔案，應納入辦結年度整理歸檔。

5、歸檔檔案的排列，是在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，同一事由內歸檔檔案是按檔案形成時間的先後順序排列，或者按檔案的重要程度排列；不同事由歸檔檔案是按時間、重要程度等方法排列。同一檔案印本在前，定稿在後；批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；重要法規性檔案定稿在前，歷次稿依次排列；結論、決定性檔案材料在前，調查依據材料在後。

6、歸檔檔案的編號與蓋章。室編件號是在同一年度內，同一組織機構的一個保管期限內從“1”開始逐件流水編號，編號後形成永久、定期2個流水號。①全宗號。②年度。填寫此項時，應採用公元紀年，以4位阿拉伯數字表示。③保管期限。保管期限分為永久、定期2種。④蓋章。填寫歸檔章專案時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機打號。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不耐久的書寫材料進行填寫，歸檔章一般應加蓋在歸檔檔案首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有檔案簽發單或收文處理單的，也可蓋在檔案處理單上端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便於保護檔案正本的原始面貌。歸檔章儘量不要壓住檔案字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

7、歸檔檔案的編目及格式。①件號。歸檔檔案目錄中“件號”是指室編件號，應填寫室編件號。②責任者。填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱。聯合發文時一般應將所有責任都照實抄錄，責任過多時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。未署責任者的檔案，編目時應儘量根據檔案內容、形式等特徵加以考證並填寫。③文號。填寫文號項時應照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。文號欄內不得填寫諸如“會議檔案之一”等檔案順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。④題名。填寫題名時應照實抄錄。有的檔案還有副題名或並列題名。在正題後能夠反映檔案內容時，副題名一般無須抄錄。並列題名即以其他語言書寫的題名，需要時與正題名一併抄錄。有的檔案沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示檔案內容，應根據檔案內容重新擬寫或補充標題，並在新擬或補充標題之外加“[]”號填寫在目錄中。會議記錄須重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。此外，有些歸檔檔案的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規定，或者附件是正文的重要補充和說明。此時應在正件題名後抄錄附件題名，處加“（）”號。⑤日期。填寫日期時應以8位阿拉伯數字標註年、月、日，如2001年1月17日，標註為20010117。檔案上未註明日期的，編目時應根據檔案內容加以考證並填寫。實際填寫目錄時，為避免日期項佔用的列寬過長，可將表示月、日的數字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。⑥頁數。計算頁數時以檔案中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的檔案或圖表摺疊後，仍按未摺疊前有圖文的頁數計算頁數。⑦備註項用於填寫歸檔檔案需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷燬等。另外如果有些條目須說明的情況較多，備註欄難以填寫時，可在備註欄中加註“*”號，將具體內容填入備考表中。⑧列印歸檔檔案目錄時，鑑於目錄中不同條目的內容長度不同，佔用空間也不同，目錄中的行距允許有所不同。⑨歸檔檔案目錄應單獨裝訂成冊並編制封面。目錄及封面用紙幅面尺寸統一為國際標準A4型。

8、歸檔檔案的裝訂及裝盒。①永久保管檔案的裝訂。“件”內檔案材料去掉金屬物，對破損檔案進行修裱，對字跡模糊或易退變的檔案進行復制，對過大的檔案進行摺疊等。然後將“件”內的各頁以左、下側對齊，採用三孔一線裝訂法裝訂。②定期保管檔案的裝訂。“件”內檔案保持原樣，按順序排列後以件為單位用訂書機裝訂。③裝盒。歸檔檔案應嚴格按照件號的先後順序裝入檔案盒，與歸檔檔案目錄中相對應的排列順序相一致，不同形成年度的歸檔檔案不應收入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔檔案不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔檔案不應放入同一檔案盒。

聲像材料歸檔制度

聲像檔案是國家檔案的組成部分，是生產建設、科學研究等活動的真實歷史記錄之一。是以照片、底片、錄音帶、錄影帶、影片為載體的檔案材料。加強聲像材料的歸檔管理，保證其完整性、準確性、系統和及時性，是檔案管理所必須切實抓好的一項工作。

為了加強聲像材料的歸檔管理，保證檔案的完整、準確、系統、充分發揮檔案作用，為公司各項工作和社會服務，特制定本制度。

公司各部室在工作中形成的具有長期儲存利用價值的聲像材料。均要求按規定及時向檔案室移交歸檔，以便妥善保管及方便利用。

第一章 聲像材料的歸檔範圍

1、黨和國家領導人及省級領導人來總部視察活動的照片、底片、錄音、錄影帶。

2、上級機關來公司檢查工作的照片、底片、錄音、錄影帶。

3、公司職工大會、紀念和慶祝性員工集會的照片、底片、錄影帶。

4、省以上電視臺、廣播電臺、報社、雜誌社拍攝或採用的有關公司活動及面貌的照片、底片、錄音、錄影帶、新聞電影考貝。

5、公司組織或參加的重要外事活動中形成的照片、底片、錄音、錄影帶。

6、反映公司特點和麵貌的照片、底片、錄音、錄影帶。

7、外出購買或交流、攝錄的照片、底片、錄音、錄影帶。

8、公司有關領導和職工參加重要社會活動的照片、底片、錄音、錄影帶。

9、其他具有儲存價值的照片、底片、錄音、錄影帶。

第二章 歸檔時間

1、照片、底片要求在沖洗出照片後一個月內歸檔；外出購買、交流、攝製資料照片、底片在報銷前歸檔；

2、錄音在錄製後半個月內歸檔；

3、錄影在錄製後半個月內歸檔，需要送交上級部門審查和電視臺播放的審查、播放後歸檔。

第三章 歸檔要求

1、凡需要歸檔的聲像材料，必須收集齊全，鑑別清楚。照片、底片歸檔前，歸檔部室和歸檔個人要把每張照片、底片進行認真地分辨，一一填寫攝拍的時間、地點、物件、內容，涉及人物的還要註明職務；錄音帶、錄影帶要註明錄製時間、錄製人，擬寫錄音錄影帶題名，編制內容的簡要說明或介紹。有解說詞及其它文字材料的要隨同聲像材料一同歸檔，可不必再編制內容說明或介紹。

2、凡歸檔的聲像材料要保證質量。照片、底片要求拍攝中洗清晰可見，無劃痕、斷裂現象，反差適度；錄音帶要求口齒清楚、聲音宏亮、能夠讓人聽清，錄影帶要求影像清晰、聲音清楚、宏亮。

3、歸檔的照片、底片，要求按其形成規律、特點進行系統排列，需要保密的要提出密級。

4、各部門及有關人員在形成聲像材料同時，必須承擔聲像材料的歸檔責任，照片、底片的歸檔由拍攝人員負責，錄音錄影屬於本部錄製的，由本部負責聘請工作的部門及人員負責，屬於外出購買複製的由負責購買、複製工作的部門和個人負責。

5、本部的聲像檔案由檔案室實行集中統一管理，其他部門或個人不得藉故長期儲存具有長期利用價值的聲像材料。

會計檔案材料歸檔制度

第一章 歸檔範圍

1、會計帳簿

2、會計作證

3、會計報表

4、其它

第二章 歸檔時間

會計檔案材料要求在形成後第三年的（即已由財會部門儲存一年的）第一季度內歸檔。

第三章 歸檔要求

1、歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。

2、歸檔檔案材料要求裝訂成冊。帳簿要按總帳、日記帳、存款日記帳、明細帳及輔助帳簿等分別建帳。

帳冊要在分類建帳基礎上根據情況裝訂，報表每年一裝訂； 憑證按月裝訂成一卷或數卷；案卷厚度一般不得超過四公分。裝訂採用三孔一線。

3、每一案卷內檔案要求按排列進行編號。帳簿編頁號； 報表編張號，如果是雙面都有內容應編頁號；憑證以記帳單為單位編順序號，每張記帳單必須填寫清楚附件張數。除憑證外，卷內檔案編號應在文字的每頁材料正面右上角，背面的左上角。

4、案卷封面的填寫要求齊全，封面格式採用財務部現在使用的帳簿、憑證的統一格式，不得擅自更換格式，報表封面採用文書檔案封面格式。封面書寫應工整，一律採用碳素、蘭黑墨水書寫或列印。

5、案卷脊背填寫為了統一格式，特作以下規定：

①憑證脊背填寫應有年、月份、會計處理號和檔號，除檔號外，其他均由立卷的會計、部門填寫。

②報表填寫檔號，由檔案室填寫，其他部門不用填寫。

6、裝訂的憑證。一律要求下齊，右邊齊。裝訂的卷內檔案必須去掉金屬物，無壓字、無掉頁現象；對字跡擴散、破損的檔案要進行修補、加固，或者複製，複製件與原件一併立卷。案卷應整齊、美觀。

7、會計報表、會計帳簿應按排列順序填寫卷內檔案目錄和備考表，卷內目錄放在卷首、備考表排列在卷內檔案材料的尾頁之後。備考表內應填寫情況說明和立卷人的姓名、時間，無情況說明不必填寫。

8、會計憑證、帳簿、報表等會計檔案材料，統一使用國家財政部門統一印製的表格。會計檔案材料的各種手續，必須完備、字跡工整、簽字和印章清晰、規格整齊劃一。

電子檔案歸檔制度

為確保公司歸檔檔案的完整、規範,切實做好電子檔案的收集積累整理歸檔工作，特制定本制度。

第一章 電子檔案的範圍

只要是本公司在工作中形成或採用的具有查考利用價值的各類電子檔案都應收集儲存。需要收集儲存的電子檔案型別如下：

1、影象檔案：將公文或圖紙、圖表透過掃描器、數碼相機等裝置輸入計算機管理而形成的檔案。類別程式碼為I。

2、圖形檔案：由ＣＡＤ系統或其他製圖軟體生成的檔案。類別程式碼為G。

3、資料檔案：各種型別的分析、計算、測試、設計引數及管理資料等檔案。類別程式碼為D。

4、文字檔案：用字處理技術處理形成的文字檔案、表格檔案。類別程式碼為T。

5、影像檔案：記錄影像的檔案。類別程式碼為V、

6、聲音檔案：記錄聲音的檔案，類別程式碼為A。

7、多媒體檔案：運用多媒體技術形成的需要藉助多種媒體體現反映出來的檔案。類別程式碼為M。

第二章 電子檔案的收集

電子檔案的收集工作比紙質檔案的收集任務更加艱鉅、複雜，為切實做好收集積累工作，提出要求如下：

1、健全制度，落實責任，確保電子檔案完整、系統。電子檔案收集積累一般應由檔案形成部門負責，檔案部門負責監督和指導，從檔案形成之時起，採取多種措施，對電子檔案積累管理利用實施全過程管理。

2、完善技術，加強管理，確保電子檔案的原始、有效。要從電子檔案生成開始不間斷地對處理操作進行管理登入，保證電子檔案的產生、處理過程符合規定程式。特別是辦公自動化系統、ＣＡＤ系統等一定要採取各種先進的技術手段，嚴格保密許可權，確保文件資料的安全。

3、注意及時登記，認真填寫“電子檔案積累登記表”（附件１）。為保證電子檔案的質量和收集工作效率，要將電子檔案收集積累分散到日常工作中，由檔案形成部門負責，隨時做好登記，形成電子檔案積累登記表，並同電子檔案一起向檔案部門歸檔。

４、在收集電子檔案的同時，還要繼續做好紙質檔案的收集歸檔，並與相應的紙質檔案在內容、相關說明及描述上保持一致。

５、電子檔案收集積累過程中，要注意電子檔案一旦定稿後，應設定為只讀形式，不允許再修改；多做備份，並脫離網路系統，獨立存放；注意保管，避免載體損壞使電子檔案無法讀出。

第三章 電子檔案的整理

電子檔案的整理同紙質檔案整理基本相同，將檔案按一定順序組成保管單位，便於管理和利用；不同之處在於電子檔案整理還要選擇儲存載體。

１、選擇確定儲存載體。電子檔案的載體應符合儲存容量大、易長期儲存、使用方便、標準化程度好等要求。國家標準推薦的有光碟、磁帶硬碟等，軟磁碟禁止作為檔案的儲存載體。目前用光碟作為電子檔案的載體比較合適。

２、整理刻盤。先由檔案部門根據單位的歸檔範圍和保管期限表進行歸檔審查；將應當歸檔的電子檔案在計算機硬碟設定一個子目錄，將已審查透過的電子檔案轉移到該目錄下；按照一定的組織結構、目錄刻盤。其中，ＣＡＤ電子檔案應按專案集中整理，ＯＡ電子檔案一般應一年一張盤。

３、加封光碟標籤。格式及填寫（內容見附件２）。

附件１

電子檔案積累登記表

序號

題名

電子檔名

檔案類別程式碼

光（磁）盤號

形成日期

備註

1

2

3

4

5

附件２

光碟標籤

檔號： 歸檔序號：

題名：

密級： 保管期限：

歸檔單位： 歸檔時間：

硬體及軟體環境：

CPU： 硬碟： 記憶體：

顯示卡： 音效卡：

其他配置：

操作平臺：

其他說明：

檔案保密制度

做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神聖職責，為確保公司機密的安全，制定本制度。

一、檔案工作人員要自覺增強保密意識，嚴格遵守保密法規、保密紀律，嚴守黨和國家的機密及集團公司商業秘密和工作秘密。

二、接待查閱機密檔案者，要嚴格按照查閱簽字審批規定辦理手續。

三、不準隨意摘記機密檔案內容，不在私人通訊中涉及機密事項。工作人員不準私自將檔案帶出檔案室，不準帶領非檔案室工作人員出入庫房。

四、郵寄機密檔案，必須按機要交通辦理，不允許郵局普通郵寄。

五、工作閱檔要堅持隨用隨調，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫時入櫃或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。

六、定期對檔案管理軟體系統進行檢查，發現問題及時解決，並嚴格區分各類利用檔案人員的許可權，以保證檔案資訊的保密與安全。

七、對違犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成嚴重洩密罪的，依法追究刑事責任。

檔案查閱利用制度

檔案利用是檔案工作的根本目的。為了做好檔案利用服務工作，充分發揮檔案的作用，確保檔案的安全，防止檔案的洩密和損壞，制定本制度。

一、凡查閱利用檔案者，一般檔案均應按規定辦理借閱登記手續，用後及時歸還。

二、查閱特殊檔案時，要自覺遵守保密制度，查閱文書檔案中的絕密檔案，須經公司主要領導籤批；查閱會計檔案須經財務部門主管領導審批簽字。普通檔案的查閱應為，因工作需要經部門領導批准，在職工作人員。

三、凡借閱檔案者應妥善保管，確保檔案安全。要愛護案卷，不允許拆卷、抽頁、塗字、更改、勾劃、剪裁等有礙檔案管理工作的行為，如需影印、摘錄等，須經檔案管理人員批准後方可進行。

四、外單位查閱檔案，須持原單位介紹信，並經主管負責人批准，一般在檔案室查閱不得借出。

五、借出檔案，借期一般不超過十天，因工作需要可辦理續借手續。

六、歸還檔案時，檔案人員應詳細檢查，無誤後辦理歸還手續。如發現丟失、損壞等情況，應追查並及時報領導。

檔案鑑定、銷燬制度

為了做好檔案鑑定工作，正確確定檔案的儲存價值，重點保護好價值大的珍貴檔案，制定本制度。

一、透過檔案鑑定，正確地確定檔案的儲存價值謹慎地剔除失去儲存價值的檔案，更好地保管、利用具有儲存價值的檔案。

二、鑑定檔案必須堅持黨和國家及檔案行政管理機關制定的統一的鑑定原則和標準，並結合實際編制本單位各類檔案保管期限表，作為鑑定檔案的依據。

三、鑑定檔案要由集團公司分管領導、辦公室主任、有關專業人員和檔案人員組成的檔案鑑定小組，負責組織銷燬檔案鑑定工作。

四、鑑定銷燬檔案應採取直接鑑定方法，既根據銷燬檔案自身的特點和社會利用的需要，按照全面的、歷史的、發展的觀點，從檔案的內容、來源、名稱、產生時間、可靠程度、外形特點、完整程度、利用率等方面，直接審查每份檔案材料，判斷確定檔案的儲存價值。

五、凡是鑑定需銷燬的檔案、資料，均須登記造冊，並寫出銷燬說明材料，報經鑑定小組稽核。需上級主管部門審批的，要在上級批准或備案後，方可銷燬。

六、銷燬檔案要嚴格執行有關保密規定。銷燬檔案時，須兩人以上監銷，經手人和監銷人要在銷燬清冊上簽字蓋章。銷燬清冊應歸入“全宗卷”儲存。

重大活動檔案登記制度

為加強對重大活動檔案的收集、管理和利用，確保檔案齊全完整和安全，根據《檔案法》和《山東省檔案條例》有關規定，制定本制度。

一、重大活動包括：

（一）省級以上領導來集團公司總部考察、調查研究和指導工作；

（二）集團公司領導參加簽字儀式、慶典、奠基等有重要意義和影響較大的活動。

（三）外省市領導來集團公司總部進行參觀、考察活動。

（四）集團公司總部開展的各類有重大意義和影響的宣傳活動、業務活動、文體活動等。

二、重大活動的檔案材料、照片、錄影等檔案資料的整理、立卷工作，由形成單位或處室經辦人員負責收集，活動結束後及時歸檔。

三、檔案室對本單位重大活動形成的檔案材料實行統一管理，並進行檔案業務監督和指導。