外貿跟單員工作流程

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：

（1）接單

（2）跟進生產

（3）催審單證

（4）出貨跟蹤

（5）制單結匯

一．接單的形式：在出口貿易中，最常見的是：

（1）合同：合同有銷貨合同和購貨合同。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。

（2）確認書：它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書和購貨確認書。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。

而合同用的比較正規。機器裝置，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。

要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算預設。

1．接單的程式：詢盤，發盤，還盤，接受等環節。

（1）詢盤：又叫詢價。

（2）發盤：又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。

（3）還盤：又叫還價。

（4）拒絕還盤

（5）接受買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

2．審單：即稽核合同

2。1．審單內容：

產品名稱、規格

質量

數量

單價、總額

價格條款

付款方式

包裝要求

交貨期

交貨方式

2。2．審單方法：

（1）產品名稱，規格：審查時產品程式碼/型號是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的程式碼/型號同時也代表了規格。

（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。

（3）數量：應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？

2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB船上交貨價（指定裝運港的價格條件）

CIF成本+保險費+運費（指定目的港）價格。

FCA（用於空運）byair

（6）付款方式審查：

1。付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2。支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標籤，說明書，嘜頭）

（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，並裝船送達。

（9）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，儘量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關於樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1．寄目錄，樣本：

2．準備樣品。

（1）工廠現有的款式

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反覆修改幾次。跟單員一定要儲存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

A：有完整的產品資料，主動進行宣傳。

B：新品的成本，價格要進行核算。

C：新品的製作要留有實樣。

D：客戶的來樣要儲存好原樣。

形式發票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。

為了區別於正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關資訊。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。產品資訊（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。

簽訂合同後跟單的主要程式：

以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，（報關，報驗，裝船），制單，結匯等環節。我們將這些程式概括為：

備貨及生產跟單

催審單證

訂倉裝船

制單結匯

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