崗位工作分析操作細則

說起工作分析，是否有以下一些場景：

用人部門就只管獅子大開口的要人！要人！要人！完全不管HR是否來得及招聘。

業績沒完成——人不夠——巧婦難為無米之炊，HR部門該給的人不給我，我能有什麼辦法……

人夠了——人員能力不足——HR招的都是什麼人，各種新手菜鳥，本來就很忙，還得花時間教這些新人……

人員能力夠了——人員態度不行——HR招的都是什麼人，一個個心高氣傲，沒一個服從安排的，這也不想做，那也不想做，下次招人，眼睛放亮點……

人員態度好了——人員留不住——HR平時怎麼做的企業文化，福利薪資這麼低，把好員工都逼走了，誰來幹活……

HR對需求崗位的工作內容不清楚；部門間相互推諉工作；工作中沒有擔當；培訓之後解決不了問題；

想做績效考核但沒有依據。

以上問題，到底是什麼原因引起的呢？其實最終問題都源於沒有做好人力資源的基礎工作：工作分析。

工作分析應該怎麼做？如何才能做好工作分析？工作分析的內容應該包含哪些？做了工作分析有哪些用途？本章節讓你更清晰的瞭解工作分析的操作細則。

一、工作分析的主要用途

工作分析，是對工作進行分析，從人力資源管理實踐角度講，是對崗位承擔的全部工作，採用科學的方法進行全面的調查與研究的過程。

用途一：定崗定編，對每一個崗位進行分析，得出具體的工作時間標準，計算該崗位的實際工作飽和度，用以指導公司人力的配置。

用途二：工作改善，分析具體的工作流程標準和工作時間標準，根據方法研究和時間研究的原理，清晰的衡量出某個人在崗位上的整體工作效率是否達標；如果不達標，則可以分析其工作的每一個細項，一一比對，尋找和發現具體是哪些環節的時間異常或不符合標準。

用途三：績效管理，績效考核的指標來源於工作執掌的責任。評估哪些工作是合格的，哪些工作是不合格的。基於工作流程，工作時間，作業方式，作業工具等的綜合研究，考核指標，呼之欲出。

例如，關鍵業績指標來源於工作目的，得出：公司績效目標達成率、部門績效目標達成率、個人績效目標達成率……

關鍵行為指標來源於工作流程中的結果，得出：績效改進完成及時性有效性、績效申訴處理及時性有效性、績效考核執行及時性、績效資料的準確性……

用途四：培訓開發，基於崗位完成工作所需要的專業知識和專業技能，得出本崗位的實際學習地圖，上崗培訓需求，績效改進的培訓需求，培訓需要達到什麼目標。

用途五：招聘配置，招聘的數量需求，目前用人部門各崗位的工作飽和度如何，到底需要多少人，根據工作分析可以計算得出。招聘的質量需求，目前用人部門各崗位實際需要掌握的必備知識技能，透過工作分析得出的結果非常明確、有效。招聘的交期需求，目前用人部門的招聘需求是真著急，還是假著急，部門內部哪些人員優秀，是否可以靈活配置，一分析便知。

用途六：價值評估，崗位的貢獻度和崗位難度，市場價值如何，崗位要求是否過高。薪酬制定的時候，內部依據便有了出處。

做工作分析時，先從HR部門自己開始。業務部門最反感HR的一條就是：“HR總是指手畫腳我們部門的事情，自己部門卻做的不怎麼樣”。

HR自己部門都看不準人，招不來合適的人，還經常要求其他部門主管面試要準。HR自己部門的績效管理都不到位，結果卻總是抱怨其他部門不配合。HR自己部門制定的員工手冊自己不遵守，被執勤人員抓住，各種開後門，卻要求其他部門人員必須遵守。HR自己部門的離職率居高不下，解決不了，卻還去埋怨其他部門離職率高。HR自己部門的人員，猴年馬月能力都提不上來。公司安排培訓，自己還計算是不是佔用了我的加班之類的，卻還指責其他部門主管培訓工作沒做好，不配合。

為了徹底扭轉HR部門在用人部門眼中的形象，做工作時需要身先士卒，先做好自己部門的，再要求其他部門，就會化解其他部門的牢騷和不服氣。

二、 工作分析的涉及要素

做好工作分析需要根據以下要素進行梳理。

要素一：工作流程，此崗位開展工作的先後順序是什麼，有多少個步驟和環節。

要素二：工作方式，此崗位每個流程步驟主要做什麼，具體怎麼操作，每項工作的作業方式一目瞭然。

要素三：專業要求，完成此崗位每個步驟的工作，需要具備的專業知識（公司知識，行業知識，政策法規），專業技能（通用技能，專項技能）。

專業知識：績效管理辦法，試用期考評管理辦法，各崗位工作標準，各崗位基本的業務流程及相關知識，公司整體流程，公司企業文化等。

專業技能：檔案編制技能，OA系統操作技能，辦公軟體使用技能，IF函式使用技能，問題分析與解決技能，溝通技能，績效異常處理技能，績效標準制訂技能，改進計劃制訂技能，員工訪談技能，績效考核技能，專案管理技能等。

要素四：權力職責，此崗位在每個步驟中具體承擔的職責，需要擁有的權力，確保權責一致性。

要素五：工作工具，此崗位為完成每個步驟的工作分別需要使用到什麼樣的必備工具。電腦，OA系統，OFFICE辦公軟體，電話，計算器，其他普通辦公用品等。

要素六：工作時間，此崗位在固定的週期內完成每項步驟，實際需要花費的單次時間、頻率、總時間。

要素七：工作目的，此崗位基於工作職責，到底要達成的結果，實現的價值。例如，實現公司，部門，個人的績效目標；選出試用期符合公司要求的人員；完成主管交辦的其他雜事，這些都是工作的目的。

透過以上7個要素梳理後，如何來操作工作分析呢？需要從以下四個方法進行。

三、工作分析的操作方式

（一）工作分析方法

方法一：訪談法，一次邀請一名在崗人員訪談，同時要求其直接主管在場。首先，提前設計有效的訪談問題。其次，透過訪談了解工作內容，什麼時間做什麼事情，具體如何做的，訪談的同時做好記錄。訪談的時候確保不遺漏問題，透過追問，識別言語的真假。

方法二：觀察法，一次跟蹤一名在崗人員，進行全天候跟蹤觀察、記錄，對記錄進行總結、梳理、提煉。例，前往工作現場觀察分析物件一天做哪些事情，怎麼做的，分別花多長時間？觀察物件需要具備可參考性，觀察事項不遺漏，保證觀察時間的準確性。

方法三：分析法，預先建立標準工作分析模型，能有前瞻性的評估測算新崗位和改善後的工作分析。例，對以往的技術類崗位進行工作時間的分析，分析與現在的崗位差異在哪裡。

方法四：經驗法，基於大資料經驗的快速匹配分析，雖不精準，但對於80%以上的企業和崗位，足已。如果擁有資料庫，對新增崗位可以直接分析和匹配。

以上四種方法，訪談法最普遍、實用。觀察法是對訪談法的驗證和補充，著重運用訪談法和觀察法進行工作分析。一對一訪談結束後，使用觀察法，至訪談物件的工作現場，驗證實際的工作時間、工作內容、工作方式、工作狀態等。

（二）訪談法的注意事項

1、為了體現對比，選擇該崗位表現優秀、中等、較差的三個人。

2、為了對分析內容補充、完善和驗證，需要被訪談者本人的主管在場。

3、為了識別訪談過程中的謊言，訪談內容要提前設計。

4、訪談中，不確定的內容，透過多次追問對方“為什麼”，評估內容的真實性、是否有異常、是否符合邏輯。

（三）觀察法的注意事項

1、觀察時，要耐心、細心，瞭解具體做哪些事情，在什麼時間做，做了多長時間，怎麼做的，做到什麼程度，做這些事情需要什麼樣的權力，承擔什麼責任。

2、做好記錄，關注工作狀態，是否正常，如果不是正常工作狀態，記錄後尋找其他人進行評估。

3、在選人的時候，為了後期進行對比和驗證，選擇該崗位表現優秀、中等、較差的三個人，如果該崗位只有一人，多觀察幾遍。

掌握了以上四種方法後，如何來進行工作分析呢？

四、一張表搞定工作分析

下面，透過績效管理崗位為例，講解具體如何進行工作分析。

案例：該表是對管理部人力資源部門中的績效管理崗位進行工作分析。

主要工作職責：負責公司的績效管理

達成結果：做這些事情的目的有哪些，是指標對工作流程、工作內容完成的目的是什麼？例如，引導員工工作行為，促進員工能力提升，發現企業優秀人才，確保個人、部門及公司績效目標的實現，保持企業的競爭優勢。引導員工工作行為，代表績效考核什麼就關注什麼；促進員工能力提升，透過管理要求借此發現企業的優秀人才，最終確保部門和公司績效的目標的實現。

怎麼做：是指工作流程，也就是說為了實現工作職責的結果，具體包含哪些工作事項，需要一一羅列。例：績效管理崗位，月度/季度績效考核資料彙總通知釋出、解決月度/季度績效考核各部門提出的問題、績效資料及結果稽核、績效資料及結果糾正、績效資訊彙總、績效資訊整理存檔、績效資料稽核、績效結果面談、瞭解員工工作狀態、績效考核指標持續改進，這些內容可以從主管處獲取，作為補充和糾正。

專業知識：是指為完成工作流程需要具備哪些專業知識。例：在績效資料及結果稽核、績效資料及結果糾正中需要具備《績效管理辦法》的知識，在瞭解員工工作狀態中需要具備“各崗位工作標準”的知識。

專業技能：是指為完成工作流程需要具備哪些專業技能。例：績效資料及結果糾正，需要具備“問題分析”和“溝通技巧”的技能，具備這些技能，才能做好績效資料和結果糾正的工作。

承擔什麼責任：是指為完成工作流程的內容，應承擔的責任。例：月度/季度績效考核資料彙總通知釋出，需要“及時性”，才能做好資料的彙總。

需要什麼權利：是指為完成工作流程的內容，應擁有什麼樣的權力才能開展工作，做這項工作需要擁有的權力。例：傳送全體員工郵件權，不是所有人都有郵箱，也不是所有人都具備對全體員工傳送郵件的權力，為了便於績效工作的順利開展，作為績效管理工作者，要開通傳送全體員工郵件的權力。

需要的時間：做這項工作需要多長時間。例：基於正常的情況下，編輯一個郵件需要多長時間？傳送一個郵件需要多長時間？對於難以衡量、評估用時的工作事項，透過逆向提問法確定，首先問對方最長時間和最短時間的用時，分別所佔的比例；其次將這個比例去除，追問、確定中間值範圍；再次根據中間值範圍取平均程度值；最後和對方確認。

使用工具：是指做好某項工作，應需要哪些儀器、裝置和材料等。例：發郵件需要用電腦才能傳送。

發生頻率：是指做好這項工作，發生的次數；比如，月度/季度績效考核資料彙總通知釋出，一個月一次向全體員工傳送郵件。

總時間：完成這項工作，一段時間內所需要的總時間。例：在績效資料及結果稽核裡，一共對10個部門進行績效資料稽核，每個部門90分鐘，計算出總的時間需要900分鐘可以完成。

案例：以工作分析為例的訪談問題設計

問題一：做好工作分析應在什麼樣的環境和條件下做訪談？

選擇安靜的環境，選擇該崗位分析物件及相關人員進行訪談。選擇與分析崗位中優秀、中等、較差的三位被訪談人員溝通，與被訪談者的領導溝通。

問題二：訪談中需要的工具有哪些？涉及到裝置、儀器、資料等。

問題三：做這項工作需要的權力有哪些？

因為要交流與詢問，需要擁有詢問權、知曉權，如果不詢問，肯定得不到工作分析需要的內容。

問題四：需要承擔的責任有哪些？

做工作分析此項工作，需要保證分析內容的準確性。

問題五：為了做好工作分析，需要具備哪些專業知識和專業技能？

專業知識為工作分析的知識，專業技能為溝通技巧。

問題六：做這項工作需要多長時間，每個月需要做幾次？

一般一次30——45分鐘，頻次一般根據崗位的數量來定。

問題七：做好這件事情，一共需要多長時間？

五、 總結

綜上所述，用好工作分析表需要注意以下幾點：

1、工作分析一定要基於目的、流程、工作方式、專業知識、技能、權責、工具、時間上進行；

2、做工作分析要從5W2H、5WHY和4M1E深入分析和盤點；

3、訪談的時候物件一定要全面，互相印證；

4、不僅從被訪談者處訪談和觀察，還要從被訪談者的主管處訪談和觀察；

5、在分析的時候，對於標準性的工作可以憑藉經驗評估，對於非標準性的工作，需要用逆向提問的方式分析；

6、訪談結束後，每項工作內容需要進行確認。