為什麼現在的公文會有那麼多的空話套話，自己在寫公文時如果不用空話套話所倒會被領導批？
不同文體的文章，有不同的語體風格。公文的語言屬於應用語體，或稱公文事務語體，也稱公文語體或機關事務語體
。這種應用語體的特點，是從公文特定的表達方式、運用語言的特點和特殊方式、修辭的特點等諸方面綜合地體現出來的。
一、準確
公文有極強的法規、政策性和指揮指導作用，它說話要算數，如果語言稍有差錯，稍不準確，就會給公務活動帶來極大損失。因此，準確是公文語言最基本的特點和起碼的要求。
公文語言的準確就是用恰當的詞語、正確無誤的句子來反映客觀事物的實際情況、本質特徵，它要求做到以下幾點。
（一）認真分辨詞義，精心選用詞語
1。恰當選用詞語，使詞的含義準確、清楚、無歧義。否則，就會使語言含混不清。例如：
沒有能源的開發和交通運輸業的發展，工業的發展是不可想象的。
上例中“不可想象的”語義含混不清楚，到底是“根本不可能”，還是“很困難”。可改為“不可能”或“很困難”。
又如：
經過全力拼搏，該縣已基本超額完成了脫貧任務。
例中的“已”和“基本”“超額”語義含混、矛盾，可去掉“基本”。
2。要認真辨別同義詞、近義詞，注意它們在表達範圍、輕重、程度、褒貶等方面的細微差別，才不致造成歧義。
例如：
①學術交流大會在大禮堂舉行，會場陳設得非常莊嚴。
②有的人開會經常遲到，必須及時加以批判。
③這些謬論在鐵的事實面前是雄辯不了的。
例①表達範圍不合，改“陳設”為“佈置”。
例②程度輕重不同，改“批判”為“批評”。
例③色彩風格不同，改“雄辯”為“狡辯”。
3。要恰當地使用關聯詞語，準確地表達複句間的關係。
錯用和濫用關聯詞語都會造成表意不準確。
例如：
該公司領導由於明確了目的，端正了態度，工作更加深入紮實，以致經營管理上進步很快，取得了較好的成績。
“以致”是表因果關係的關聯詞語，引出事情的結果帶有貶義。“以致”應改為“因此”或“因而”。
公文中，常用以下的關聯詞語來表示句與句之間的不同關係。
假設複句：假如、如果、即使……也……。
條件複句：只要……就……、只有……才……、無論……都……。
選擇複句：或、或者、不是……就是……、要麼……要麼……、與其……不如……、寧可……也不……。
並列複句：也、又、一面……一面……、既……又……。
遞進複句：甚至、並且、尤其、不但……而且……、既……要……、都、何況。
轉折複句：雖然、但是、然而。
（二）恰當地使用修飾、限制的詞語，使句子表意更準確
公文中，常常會使用一些詞語對事物的性質、範圍、數量等加以限制，如果對事物的限制不恰當，或者缺少必要的限制，或者做多餘的限制，都要影響表意的準確性。例如：
①歡迎的人們親自用掌聲向參加全國人代會歸來的代表致意。
②時間緊，任務重，資金困難，但他們克服了這些因素，終於完成了上半年的生產任務。
③ 凡是違反了客觀規律的，就可能受到應有的懲罰。
例①限制多餘，去掉“親自”。例②缺少限制，在“因素”前加上“不利”。例③限制不當，改“可能”為“一定會”。
公文常用量詞對事物進行限制修飾。
如：許多、一些、有些、少數、有的、部分、全體、所有、一切、每個、任何、凡等。注意量詞的細微差別，恰當使用，會使表意更準確。例如：
當前，一些企業領導人，還沒有樹立牢固的法制觀念。
例句中“一些”對“企業領導人”做了量的說明。
（三）句子成分搭配恰當，詞序合理，結構完整，使表意準確
在一個結構完整的句子裡，一般都有主語、謂語、賓語，其次還有定語、狀語、補語，相互間要配合得當，安排合理。否則，就會表意不清。例如：
① 我們現在必須以開拓的精神，為完成改革的任務。
② 三年當中，這個縣的糧食總產量，以平均每年遞增百分之二十的速度，大踏步向前發展。
③ 市級各有關部門認真貫徹、大力宣傳了這次會議精神。
④ 由於紡織廠努力提高產品質量，我國棉布的出口深受各國顧客的歡迎。
⑤ 食堂買了很多蔬菜和土豆、黃瓜、辣椒。
例①缺謂語，去掉“為”或在“任務”後加上“努力工作”等謂語。例②主語“總產量”與謂語“發展”搭配不當，改“大踏步向前發展”為“大幅度地提高”。例③將“大力宣傳”提到“認真貫徹”的前面。例④應將“棉布的出口”改為“出口的棉布”。例⑤應將“蔬菜”放在“辣椒”後，並在“蔬菜”前加上“等”，去掉“和”。
二、簡潔
公文總要直接地、迅速地傳遞某種資訊，它的語言必須簡潔明快、乾淨利落、言簡意賅。這也是它區別於文學作品語言的一個突出特徵。
（一）刪繁就簡，禁絕空話、套話
要從行文的目的、物件出發，根據工作需要，講最必要的話。要做到與主旨無關的不寫，眾所周知的道理不寫，對方已經知道或者不必知道的空話、套話不寫。要反覆修改，使文章“篇無贅句，句無贅字”，言簡意明。尤其要注意防止濫用“親自”“進行”“有關問題”“最”“進一步”等公文的流行詞語。
（二）依據文體程式，注重表達方法的特殊性，力戒浮泛空論
公文的文體程式是在長期實踐中形成的最簡明的表達形式，寫文章時必須遵循其規範和規定，不能隨心所欲地另搞一套。
說明事理時，多采用直接說明、簡要說明；陳述事例時，多采用綜合敘述、概括敘述，求真不求全，求精不求細，求直不求曲；發表議論時，多是闡明觀點、直接論斷，較少寫出論證、推理過程。這些表達方法上的特點能使公文的語言簡潔、內容簡明。
（三）注重公文專用詞語和文言詞語的運用
公文專用詞語是在長期實踐中約定俗成的、相對固定的語言形式。它具有確定的、公認的含義，若恰當運用，會使語言更簡潔。例如不說“可以不可以，請馬上批示意見”，而說“可否，請即批示”；不說“在處理公務的記錄裡”，而說“在案”；等等。
公文中，使用一些生命力較強而又不深奧的文言詞語，也使語言簡練，且語體莊重、典雅。例如不說“為了這個目的”“因為這個原因”，而說“為此”；不說“收到了”“知道了”而說“收悉”；等等。
（四）注重選用結構簡單的句式和結構穩定的概括性詞語
在保證表意明確的前提下，選用結構簡單的句式，以使語言簡潔。公文中，既注意使用主謂完全句，也較多使用省略句和非主謂句；有時也使用否定句，但大量使用直筆表意的肯定句，尤其慎用多重否定句。
為表述的嚴謹、科學，也使用長句，但力求多用短句；雖也用到複句，但力求多用單句；少用疑問句、設問句和感嘆句，多用陳述句、祈使句。
適當運用概括性較強的成語、諺語、熟語和群眾語言，不僅使文章語言簡潔，而且能增強文章的表現力和生動性。
（五）恰當運用節縮、數概、引用等修辭方式以及適當運用數字、圖表，也能使文章語言簡潔
公文語言的簡潔，必須在準確的前提下，做到表意周全，簡而不疏，簡而不漏。如果簡而不當，就會造成歧義或誤解，那就以辭害意了。
三、質樸
公文的實用性很強，要求寫出的文章讓人一看就明白、一聽就懂得該做什麼、怎麼做，而不必去仔細推敲、揣摩。這就要求其語言要樸實平直、深入淺出、開門見山、明白易懂。語言質樸是不是降低了要求呢？恰恰相反，要用質樸的語言反映複雜的公務活動，反而更困難，這對作者提出了更高的要求。
（一）選用質樸易讀、通俗易懂的詞語和單純的句子
公文多用詞語的直接意義或直言義，忌堆砌華麗的辭藻與矯揉造作。常用公文專用詞語，並適當運用專業詞語、群眾語言，使讀者易於領會。公文的語句多用直述式的“筋條式”語言，句子結構單純，較少修飾成分。即使用到定語、狀語，主要也是對中心詞語做出限制。
（二）表達多用說明、敘述、議論的方式，一般不用描寫和抒情的手法
敘述主要用順敘，說明主要是直接說明，議論以直陳觀點為主。這樣，總體格調會顯得質樸。
（三）切忌濫用修辭方式
即使要講究文章的生動鮮明性，一般也不用誇張、擬人等藝術性修辭方式。
（四）結構方式比較單一、穩定
這也使語言更顯質樸，內容更易為讀者接受。
四、得體
根據行文目的、內容、物件，恰當地使用語言，做到文實相符，內容和形式相統一，體現公文特有的語體風格。
（一）把握文體特點，把準文章語言基調
公文文種較為豐富，各類文書的風格有著明顯的區別。例如指揮性公文的命令、決議、決定注重莊重嚴肅，法規、規章和管理規章文書講求嚴謹、確切、利落，計劃性文書必須實在、周密、可行，會議報告應富於鼓動性，等等。
不同文書、文種的語言都應有與文體風格相協調的基調。而各類文書的語言大都要用比較莊重、通俗的大眾化書面語言，少用口頭語言和方言。
語言還應隨社會的變化發展而有所變化，能與時俱進，富有時代感。十分陳舊、過時的詞語不宜使用；新近出現的名詞術語也要謹慎使用，不要以詞語的艱深掩飾內容的淺薄；選用網路語言要謹慎，注意其規範。如果忽略了語言的這種變化，也會不得體。
（二）注意接受心理
公文的語言，應根據不同的受文物件，注意其接受心理，考慮不同的分寸。
上行文的語言，應尊重而又不阿諛討好；下行文的語言，應謙和但又不失度；與平行機關往來函件的語言，則應以誠以禮相待，多商量，勿命令，少打官腔，互相尊重。
懲戒壞人壞事的通報，語言應言之鑿鑿，義正詞嚴；表彰好人好事的決定，語言則應熱情、穩慎。對上級的情況報告，不必用過多的宣傳議論，向領導大講道理；對下級佈置工作的通知，又不可過於原則、空洞，應實實在在、切實可行，有可操作性。
總之，要從受文物件接受心理的角度注意語言得體。
（三）有選擇性地使用模糊詞語和委婉用語，也會使公文的語言更得體
例如在記者招待會上，中央領導同志說“在可能的範圍內回答提的問題”“感謝中外記者朋友對中國國防感興趣”，就極有分寸感，頗為得體。
同時應說明，公文語言的上述特點是綜合體現的，不可分割開來。
