聊聊職場的Email（郵件）

在一個現代大企業裡，郵件是最重要的工作溝通方式之一。我十年前加入寶潔的時候，寫郵件是自己遇到的第一件難以駕馭的事情。那種好比咬刺蝟無從下口的感覺現在仍然歷歷在目。郵件不像其他的工作，大多數情況下都沒有很長的緩衝時間去處理，需要作出快速的應對，又不像電話溝通可以說了不認賬，撕逼的時候翻出來幾年前寫的東西都可以piapia打臉。而且最要命的是，不管是本科還是博士，當你從校園跨進了外企的商業叢林，發現從來沒有人真正系統的教你如何去讀郵件，寫郵件。即使如寶潔那樣及其重視職業培訓的大公司，也沒有獨立的培訓流程去教你如何寫郵件。除非碰到了好的line manager 去有意識的提前教授一些，所有的Learning都需要在血淋淋的錯誤中去得到。那些摸不著頭腦的話，那些看起來雲淡風輕，實則暗藏大坑的表達，或者看起來溫和實則殺機騰騰的陳述，更不用說你那些語法、拼寫錯誤、不地道的表述，一樁樁一件件分分鐘把你的辛苦工作、你的職業形象扼殺的乾乾淨淨。可以毫不誇張的說，郵件這門功夫不修好，想在外企，尤其是大外企獲得升遷的機會幾乎為零。

郵件實在是太浩大的課題，提高寫郵件的能力是伴隨職場的終身學習能力。這裡我想聊聊下面6個方面的內容，希望能夠拋磚引玉，幫大家儘快的掌握基本的要領。

郵件的結構要素是什麼？

1。1 一封郵件只能有一個‘中心思想’ 或者說目的。

我在職場中見到太多的郵件，洋洋灑灑寫了很多，最後我也沒看懂發件人發這封郵件給我，到底是為了啥？ 其實常規郵件無非有這麼幾個目的：1。 請示上級某個具體問題，2。 請同事幫忙，3。 請上級批預算，4。 告知收件人有這麼一件事，但是暫時不需要任何行動，5。給上級交各種報告，6。 催任何人，包括上級和平級的工作，7。 邀請收件人做什麼，比如約電話會，團隊活動，8。 其他不是很常見的型別：complain，report， 提出辭職等。9。對下級的郵件，包括批覆等。只有明確了這封郵件是用來幹什麼的，才能決定寫什麼，怎麼寫。永遠不要在一個郵件裡放兩件事情。

1。2 一定要把背景交代清楚。

不要預設收件人知道這件事的來龍去脈，不要讓人猜。用兩到三句話交代清楚背景，是對收件人的尊重也能提高閱讀效率。

1。3 時間節點永遠不能少

一個沒有時間節點的郵件，我通常都會歸類為‘不緊急、不重要’的範疇。務必說清楚，你想收件人在什麼時間節點，做什麼事情。如果有必要，要加粗加紅，雖然對上級不禮貌，但是總好過錯過。

1。4 不要一味的說，要學會適當的時候問，要有‘遞出球’的部分

比如請同事幫忙，說清楚要求之後，可以補一句， ‘could you pls let me know your feedback or inputs？ ’ 郵件不是單方面的傳達，而是雙方或者多方的交流。很多時候，我收到了一封郵件，寫的很硬，我想去幫忙，都不知道該如何迴應。

1。5 客氣話要適當的有

不管給平級還是上下級寫郵件，一定要有謝謝，感激之類的客氣話，否則顯得很沒禮貌。試問，你願意去跟沒有禮貌的人打交道嗎？

2. 郵件的標題怎麼寫？

2。1 郵件的目的寫在最前面，比如我自己，就喜歡這樣的標題 ‘Help needed Re XXX’， ‘Ask approval -XXX’， ‘FYR-XXX-No action needed’， 我每天要處理200-300 封郵件，看到這樣的題目，就能很快的排出優先順序去處理。

2。2 同一件事，儘量儲存在同一個‘discussion loop’， 這樣大家能看到什麼時候說什麼，如果不能，在郵件標題上表示出來。比如說你老闆讓你寫個東西，記住在發不同的版本時，標題裡寫清楚‘XXX-v。1’ ‘XXX-v。2’，否則最後你/你的老闆都不知道哪個版本改了什麼，要改什麼。

2。3 標題不用太考慮語法的問題，儘量用關鍵詞，最怕一個郵件的標題，在列表裡都顯示不完，還要點開正文去看。比如下面的兩個標題：1。 ‘Please aprrove the 1st version of departement budget for 2019’， 2。 ‘Ask approval-Dept。 Budget 2019 v。1’

3. 郵件的正文怎麼寫？

3。1 重要的東西先寫，不重要的後寫。

大家都很忙，不要讓人家看了十行了，才知道你想幹啥，比如要老闆批准年假。Dear XXX， This is to ask your approve my annual leave from。。。。 然後後面再寫有啥安排，不在的時候，工作怎麼安排，有哪些需要交接的。但是這封郵件最核心的內容是要老闆批年假。所以就坦坦蕩蕩放第一句好了，而且跟自己的line manager 越簡單直接越好。我自己做高管時，對於郵件過分客氣，說話繞彎彎的，真的深惡痛絕四個字。

3。2 寫清楚比寫漂亮重要。

這裡有幾個小小的建議：1。 能用被動語態的，不要用主動語態。2。能用短句子，不要用長句子（對，因為你駕馭不了）3。 少用I think，maybe，about，這些詞，換成based on my knowledge， to be verified， range，

3。3 永遠記得‘兜底’，不要把話說滿，

比如回覆老闆的問題，事情還沒完，階段性的結果說完了，加一句 I will keep you updated。 回答完疑問，幫完什麼事情，記得寫一句‘pls feel free to contact me if you have any inquiry on this’， 有兜底的郵件，就是顯得很靠譜。

3。4 邏輯要清晰

不管語言怎樣，一封郵件讀下來，邏輯結構一定要清晰，不要亂糟糟的東一句西一句。我建議英語不好的同學，可以先用漢語列個提綱，再用英文展開寫。記住，即使是不同文化語言背景的人，邏輯是有很大共通之處的。因此你漢語提綱不通順的東西，英文寫出來也不通順。

3。5 不要太長

很多人寫郵件正文密密麻麻，二十年前，人們離開工作崗位時都用黑莓看郵件，雖然現在變成蘋果了，螢幕大了兩三倍，能一頁顯示出的文字內容還是很有限的。一定不要讓人翻的找不著。至於多長是太長，很多人有不同的理解。我個人的經驗是，正文讓英文是母語的人能在10秒內讀懂大意，不超過30秒琢磨出細微的言外之意，就可以了。超過這個範疇的，就要放到附件裡了。

3。6 硬話軟寫，軟話硬寫

越是需要表明強硬態度的事情，越是要柔軟的去說，溫和而有力。越是簡單的事情，越是直接錯詞，直截了當。

3。7 你會選字型和字號嗎？

我曾經嘗試過用不同的字型和字號來編排郵件的正文，結果發現看起來的效果還是很不同的。

拿中文來說，

通篇的楷體，看起來比較柔軟，非正式，可以用來寫部門活動通知啊之類的東西。

宋體相對比較正式，仿宋感覺就更嚴肅一點。

黑體更適合寫需要強調的內容。

英文的字型，

‘Times New Roma’ 很正式，不容易認錯， 但是顯得過於古板。

‘Arial’ 是用的人很多的一款，也是很多郵件軟體預設的字型，我個人的感覺是要選對字號，如果小於9號則看起來清爽，大於這個號數，顯得很肉，很鬆散，沒有力度，

‘Vedana’ 是一款我常用的，清爽，優雅

‘Courier’ 類似一款機械式印表機字型的感覺，可以用來寫簡單的note，如果寫長文，讀起來比較累。

建議大家用不同的字型去試試，找到一種最適合自己的字型。

4.郵件的附件發什麼？怎麼發？

郵件的附件是用來發送支援性、展開性的內容的。我覺得有這麼幾個點大家要注意：

4。1 不要把重要的結論放附件裡。怎麼去判斷呢，當你寫完郵件，你嘗試一下把附件去掉，會不會影響收件人去理解你？正文的部分能不能表達出所有你要表達的關鍵資訊？如果答案是否定的，你要做的是回去打磨正文，而不是弄附件。

4。2 除非特別功能的郵件，不要讓你的附件‘too heavy’。 現在雖然網路很快了，下載一個十幾二十幾兆的東西不是個問題，但是沒有必要的太大的附件仍然是不太友好的，而且很有可能對方郵箱拒收，導致你發不出這封信。

4。3 學會靈活運用網盤連結和插入原文件。現在網盤都很方便，大的附件特別是參考性附件、影片、音訊，儘量用網盤。涉及到敏感資訊的文件，儘量插入原文件，而不要隨便放到公共網盤裡去。

4。4 如果插入的附件比較多，在郵件正文的最後列一下，第一個附件是什麼，第二個附件是什麼，插入的附件要有一定的邏輯次序，不要東一個西一個。如果需要分兩封郵件去發太多附件的時候，一定要在標題裡寫清楚 “xxx-1”， ‘xxx-2’

5.郵件的收件人、抄送、暗送怎麼去選擇？

一定記住抄送的人要慎重選擇！我見過兩種極端情況，一種人是，什麼雞零狗碎的事情寫郵件都抄送一大片，另一種是從來很少抄送。其實這兩種都是不對的。

5。1 抄送的太多太頻繁，當你真有事情要引起別人注意的時候，你的郵件就沒人認真看了。

5。2 寫給你直屬上級的郵件，不要抄送比他級別更高的人，除非得到了他的授意。

5。3 寫給其他部門同事，要求幫個忙，選擇抄送你老闆會比抄送他老闆更‘軟’，當然，如果是很重要的事情，很大的事情，或者超出對方工作職責範圍/可幫可不幫的事情，一定要抄送對方老闆。 抄送老闆就是告訴對方，你老闆知道了，也有另一層含義就是我請你的下屬幫忙。

5。4 給下級和同級同事寫郵件，不要在郵件裡，讓被抄送人去做事情，如果需要被抄送人take action， 就把他放到收件人裡去。

5。4 抄送的範圍掌握不好的，問你老闆，問不到的，寧可漏不要濫，漏了的，單獨在發一次。

5。5 當你做到Manager的時候，收到了下級或同級發來的抄送郵件時，你要小心看一下，不說話往往代表著默許和背書。

5。6 一定慎用暗送，因為收件人一個‘reply all’就能把你給暴露了。

6. 郵件中不能犯的錯誤有哪些？

零零碎碎聊了很多該做什麼的，現在說說我認為的寫郵件的禁忌吧。

6。1 永遠不要爆粗口，不要情緒化。因為你的郵件明天有可能被組織的任何人看到。在一個大外企裡，可能有一半以上你的協作者永遠不會有機會見到你，瞭解你，而只能透過你的郵件來認識你。你的郵件就是你的面孔，就是你的簽名，就是你的聲音、你的能力的體現、你的性格的折射。你的郵件就是你的人設！

6。2 重要的郵件寫完了立馬點擊發送。 錯了！晾一晾！越是重要的郵件，寫完了，越是要放一放，回頭再看看，打磨一下。

6。3 郵件沒有收尾。 所謂的收尾就是寫完了郵件，尤其是對上級，要有個next step，提出問題了，那建議的解決方法是什麼，一定不要留個開放性的口子，要學會‘close’

6。4 拼錯了收件人的名字！

等等等等。

寫郵件是個終身技能，希望大家花點時間，一定能有所收穫。限於篇幅，我就不拿實際的郵件去分析舉例了。如果大家有具體的事例，歡迎私信我討論。