如何做好溝通的三大環節
為什麼別人給我的反饋檔案和我當時郵件裡註明的要求不一致？
為什麼別人遲遲沒有回覆我的郵件？
領導問自己一項工作為什麼進度落後，自己用“我已經給他發郵件了，他沒回”來推脫，領導在嘆氣，自己卻在納悶？
在學生時代，我們基本只需要管好自己，就可以取得不錯的成果。但
進入職場以後
，除非自己是天才，否則一個人單打獨鬥是不會有什麼大成績的，
我們必須學會在一個團隊中當好一名合格的成員
。而“溝通”是每一個職場人的必修課，有效的溝通可以消除誤解、凝聚力量、形成戰鬥力、提高工作效率，而無效的溝通可能引發新的衝突和誤解、造成意料之外的工作失誤、耽誤專案進度。所以主動構建多維溝通力就顯得尤為關鍵。下面，
我將從資訊傳送者、溝通方式和媒介、資訊接收者
三個方面分享一些個人看法，希望對大家有所幫助。
如何做好資訊傳送者
我們傳送資訊的目的，是為了使接收者理解、進而接收到我們的資訊
。為了實現這一目的，我們在傳送資訊時，需要
主動考慮接收者的需求，站在他們的角度去考慮問題而不是單純考慮自己的需求
。具體地，我們可以參考如下幾點：
採用能夠引起對方注意的展示方式
大家都很忙，所以基本沒有人喜歡看大段的文字，然後自己找重點。考慮到這一點，我們可以主動想辦法將重點呈現出來，來引起他人注意，進而達到傳遞資訊的目的。
比如說我們可以
將郵件標記為重要郵件
，進而引起接收者的注意，要重點閱讀此封郵件，賦予其足夠的優先順序；
再比如我們可以
建立一個表格
將何人負責何事以矩陣的方式呈現出來，比文字更具有衝擊力；
再比如我們可以
羅列一個1234
，簡單地列舉也比直接大段文字直接呈現好，別人也會感受到我們的用心。
將對方最關心的內容準確且清晰地呈現
接收者最關心的無非是這麼幾點，
工作內容、截止時間、工作要求、反饋格式、反饋方式等等
。這就要求我們在表達時
要點先行
，先用一句話把事情交代一下，
然後再補充細節
。
對於接收者最關心的這幾個問題，一定要準確且清晰地表達出來
，方便他人明白要求，也方便自己只用一次溝通就可以把事情做好。
表達內容要讓對方能夠看懂
我們需要在
表述中將問題背景交代清楚，說明前因後果
，否則沒頭沒尾地直接提要求，別人會感到迷茫，而且心裡也會不舒服。
此外，如果我們在檔案中用了
一些專業術語，我們也要在第一次使用時對其加以解釋
，不能預設每一個資訊接收者都是和自己同領域的專家。
主動消除有可能的溝通障礙
在表達時，我們要注意
不要使用能夠引起歧義的表達方式
，一句話傳達出的觀點只能是一種確定的理解，所以我們要注意句子的長短和主謂賓的搭配。此外，我們還可以在細節上下功夫，比如說當我們要求對方在下週一前反饋意見，
那得說明是下週一的0點還是24點
；再比如，如果我們擔心對方不知道該如何聯絡到自己，我們可以在郵件後面加簽名，註明自己的電話和其他聯絡方式。
確認閉環
這是我們最容易忽略的一點
，我們最常見的一個溝通誤解就是認為資訊發出去了，對方就一定收到了
。比如說如果我們在內網發郵件，結果收件人出差了，我們卻誤以為對方肯定收到了我們的郵件，結果造成工作上的失誤
，我們本可以透過發訊息或者打電話的方式來確認對方有無收到的
，如果別人確實出差了，那我們可以及時協調專案組的其他成員來配合我們的工作。
所以在傳送資訊時，我們可以請對方收到請回復，如果對方在一定時間內未做任何迴應，我們可以打電話，如果電話聯絡不上，那麼我們可以詢問和TA在同一個專案組或者同一個辦公室的人
，總之，積極主動地完成溝通閉環，是資訊傳送者的擔當，體現了我們的積極主動和認真負責的工作態度。
如何選擇溝通方式和媒介
針對
傳送內容的重要性、緊急性，接收者的職位、年齡
等因素，我們可以選擇不同的溝通方式。具體分為
正式書面溝通、正式口頭溝通、非正式書面溝通、非正式口頭溝通
四種方式。每種方式也對應不同的
溝通媒介
。
其實大家看到分類，根據經驗也就能知道溝通方式對應的媒介選擇，根據媒介的優缺點也能知道如何更好地發揮其優勢。比如
微信可以發表情包，溝通更為輕鬆；電話溝通非常即時、及時；郵件溝通比較正式
，關於如何利用郵件進行溝通，可以關注筆者公眾號的另一篇文章《如何利用電子郵件進行高效溝通》。
如何做好資訊接收者
作為一名接收者，最重要的是做好兩點：
一是
及時回覆收到
，最起碼在24小時以內要做出收到的反饋，讓傳送者放心。
二是針對郵件中的內容，
對有疑問的方式及時與傳送者溝通，消除誤解。如果感覺資訊傳送者沒有把要求說明白、講清楚，那也要主動溝通
，確認工作要求以及其他細節，
一定不能想當然
，按照一廂情願地理解去行動。
然後就按照要求，在規定的時間內按照規定的格式，邏輯清楚、表達準確地予以反饋。
總結
作為傳送者，從關心接收者的角度出發，正確清晰地編碼並且確認對方已收到；選擇合適的溝通方式和媒介；作為接收者，及時反饋，正確解碼。
我覺得做好溝通的這三個環節，溝通就不會出什麼大問題。
微訊號：韓君陌同學
