採購員的工作流程（附流程圖）

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流程是公司職員行事工作的準則與規範，也是企業授權管理的核心內容。通常來講不同的企業流程內容有所差異，有專案採購制的全過程管理，也有“採”“購”分離的分工制，無論哪種採購方式，採購員的基本工作流程主要包括以下八大環節：

1. 採購計劃

根據使用部門的需求計劃，在核實過採購計劃的準確性，並與相關計劃員或其它負責人溝通確認無誤，並存單儲存後，做出最終的採購計劃。

2. 詢價和還盤

此環節主要工作有以下兩大塊：

1） 發詢價函：瞭解好供應商後，需讓發詢價函，讓供應商對價格、交貨時間、付款方式、售後服務等確認後加蓋公章回傳；

2） 議價：綜合考慮價格、交貨的及時度、付款方式等方式找出二、三家，進一步商談，以達到最能保障公司利益的企業進行合作

需要注意的是：要求多家供方報價單儘可能做細緻，能做到細節出處最好，起到知道所採購物品來龍去脈的效果，並利用所有途徑去驗證，這樣後面還價也有理有據容易達到預期

3. 做採購訂單、合同

在詢價議價完成後，接下來要做的就是做訂單了。訂單做好後要與各供應商提供的書面報價、比價表及先前做好的採購計劃、計劃確認單等等裝訂到一起。

接下來需要做另一個版本檔案，即合同。合同版本基本是固定的，但要結合公司的要求以及與供方談判的結果以及不同的材料不同的要求而變化。

4. 跟蹤貨物

在此環節，要了解整個供應過程是否正常，瞭解接貨人的聯絡方式、地址，並及時通知供應商；另一方面，供應商發貨後，還要了解承運人的聯絡方式等。這樣便於隨時跟蹤貨物在途中的狀態。

5. 組織倉儲接貨

這個環節主要是要注意通知庫管人員做好接貨準備，比如要了解貨物何時到貨、是否有隨貨單據等等。很多企業採購對此會制訂出一個統一的走貨單版本，要求發貨方抄送到相關部門，採購實時跟進。

6. 組織質檢驗貨

這個環節主要需要做以下具體工作：合同簽訂後及時通知檢驗部門，讓其做好驗收準備，包括儀器、實驗器材、試劑、驗收標準（其中入廠標準、國標、合同標準、部分物資按供應商企業標準），以便貨到後及時驗收並出具驗收合格單。

總之，做好前期檢驗、中期檢驗、後期檢驗。避免到貨才發現問題影響其他。

7. 貨物達到要求後倉儲入庫

產品驗收合格後，根據驗收合格單，庫房開具入庫單，採購員需收集入庫單、檢斤單、質檢報告單等做好付款準備。主要強調各環節資料轉接順暢，並互通知悉。

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8. 結算

付款前一定要把相關單據提前備好，以便按照合約及時付款，即“說到哪裡做到哪裡”“誠信”是相互的，對你對他都重要。

付款準備的資料如下：付款申請單、發票、入庫單、質檢單、檢斤單、合同或訂單等。

採購員要起到公司財務和供方之間的橋樑，適時和供方提出有利於己方的結算方式。

附圖：