專題 | 專案管理知識、方法論、工具NO.9：你應該知道的專案管理的五個過程組和九大知識領域

我們都想做一個優秀的專案經理，但是很多專案經理常陷入問題的泥淖中出不來。計劃有問題、人員能力不足、進度趕不上、質量不達標、客戶不滿意，專案開始不到一個月，專案經理被各種問題纏的透不過氣來，自己亂了陣腳只想趕快逃離。

如果遇到這種情況，專案經理不應該再去糾結每個問題的具體情況，而應該專案經理自身出了什麼岔子。作為專案經理首先要清楚專案管理要管什麼，要怎麼管，有什麼標準。如果沒弄清楚這些問題，就盲目的憑經驗去執行專案，必定會出現一團糟的情況。

所以，要想做一個優秀的專案經理，首先要知道專案管理要管些什麼。簡單的說，專案管理要管五個過程組和九大知識領域。五大過程組是根據專案週期劃分的，具體指：專案啟動、計劃、執行、監控、結尾。九大知識領域是在專案執行過程中，專案經理需要用到的知識模組，具體是直接關係到專案執行的：進度管理、範圍管理、成本管理、質量管理、風險管理；及與人相關的團隊管理、客戶服務、衝突管理和溝通管理。PMBOK裡還提到一個整合管理，因是九大知識的融會貫通就不單獨討論了。

專案是為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力。鑑於專案的這個定義，我們不難看出專案具有獨特性、臨時性、多目標性、生命週期性及資源消耗性等特性。也就是說，不管是在工作中還是生活中，符合這些特性的活動，都可以看作是專案。如第一章我們提到的，廣告設計、產品開發、工程施工、策劃方案、一次旅行、考試、運動等，都可以當作一個專案來執行，從而提高成功的機率。

與此同時，在這些專案目標達成的過程中，都或多或少存在專案管理的問題。大部分人在執行的時候，更多的關注事情本身，而不是事先對事情做好計劃、控制、監督等工作，然後再一步步達成。一般來說，小事情我們完全可以透過以往的經驗和我們自身的能力來完成，比如洗衣服，並不需要作計劃、控制等。但一旦事情較複雜，牽涉的資源、週期比較多，就需要用專案管理來幫助我們達到目標了。不如，新人想要一個完美的婚禮，如果沒有事先做好婚禮策劃及安排好督導，婚禮現場一定會亂成一鍋粥。

跨區域、跨領域、跨年的大型專案，更需要透過專案管理，讓事情變得有秩序有條理，從而成功完成專案。所以，在專案中我們需要運用相關的知識、技術和工具來實現專案的目標。為了達到這一目標，前人透過實踐總結出專案管理的特徵和規律，並形成知識領域、技術和工具。這就是專案的五大過程組和九大知識領域。這一章，我們會重點討論專案的五大過程組。

專案管理的五大過程組

一個完整的專案週期，可以大致分為概念、開發、實施與收尾。在專案一開始時，我們首先對專案進行可行性研究，接著進行成本分析，並把結果做成一份報告，交於出資人或領導批准。但在實際工作中，特別是在公司自主開發的專案中，常常在只有一個專案的想法與概念時，就立即投入開發了。接著若想成功開發一個專案，必須要有專案計劃書、預算、以及詳細的工作分解計劃，這就是專案的開發階段。

在專案實施階段，我們需要有直接可執行的工作包與已獲得批准的預算，如果沒有，基本上專案已經失去控制了。當專案結束實施，我們會召集參與專案的關鍵人員，召開專案總結會議，來討論專案的經驗教訓，總結組織過程產物等。

在專案的整個生命週期中，我們把專案管理工作分為五個過程組：啟動、計劃、執行、監控與收尾。在專案啟動過程中，專案經理要特別要注意對組織環境及專案干係人的分析；在後續的四個過程中，專案經理要重點關注專案的控制。在計劃的時間、成本及質量範圍內完成專案，並使雙方都滿意，是專案控制的目標。

美國專案管理學院（PMI）將專案管理定義為：專案管理是在在整個專案生命週期中協調人力，物力，參與目標，運用現代管理技術來指導和實現專案的範圍、成本、時間、質量和預定目標的藝術。

而現代行業的專案經理將傳統專案經理的職責與行業的專業知識相結合，團隊和專案的多樣性只是現代專案經理所面臨的兩個挑戰。

專案管理基礎涉及傾向於在專案之間普遍的原則和過程，美國PMI（專案管理研究所）定義了專案管理的五個階段：

啟動：專案經理從建立和評估業務開始，以確定專案的可行性，然後與利益相關者一起，開發了專案章程或專案啟動文件；

規劃：規劃包括建立一個供所有人關注的全景圖，專案建立一個稱為專案管理計劃的正式文件來指導專案的執行和控制。它包括範圍、成本和進度的基準以及範圍宣告文件，在文件中列出了專案目標、可交付成果和關鍵里程碑。專案計劃的其他部分包括工作分解結構（WBS）、溝通計劃和風險管理計劃等。

執行：透過執行來讓工作開始，專案團隊將獲得分配的資源來執行計劃和任務，設定跟蹤流程，並不斷的更新計劃，按照合同管理和採購管理要求，做好記錄。

監控：專案效能監控通常與執行相結合起來，透過測量專案進度和效能以確保專案正在按照計劃實施。

關閉：當專案完成時要及時關閉，專案經理可以對專案成果進行檢驗，並輸出最終的成果列表，其中包括專案報告；

1．專案的啟動過程

專案的啟動過程是奠定一個專案基調的過程，直接關係到一個專案的成功，所以尤為重要。在專案啟動階段，我們要確定專案的範圍，制定專案章程、任命專案經理、確定約束條件與假設條件等工作。專案的可行性研究與分析是專案啟動階段最重要的內容，有些公司也把這一工作叫做專案需求分析。

需要注意的是，很多專案執行人員都是把技術分析當作是這項活動的核心，這是不對的，我們應該以商業目標作為專案可行性研究和分析的核心。因為，專案真正的成功是實現其商業目標，而僅僅是完成實施。明確的商業目標是專案的宗旨，更是投資人關注的物件。所以專案管理人員，應以實現商業預期利潤分析為重點，並要提供科學合理的評價方法，以便未來能對其進行精確的評估。

2．專案的規劃過程

專案的計劃過程對專案的執行與管理，有非常重要的意義。在這一階段，專案經理需要透過專案的明確範圍、任務分解、資源分析等，制定出一個科學的專案執行計劃。這不僅能使專案團隊的工作得以有序的開展，也讓我們在實施過程中有一個標準，並透過對計劃的不斷修正與完善，使專案後面的計劃更符合實際，更能準確的指導專案工作。

很多專案經理在計劃階段過於謹慎，力求把專案計劃做的儘可能的準確，但在實際執行中，專案並不是完全按照計劃去執行，計劃會根據專案實際情況不斷最佳化。 計劃是一種管理手段，專案管理者透過專案計劃進行資源配置和時間管理。

在專案中，根據不同的內容有很多計劃，比如專案進度計劃、資源計劃、質量計劃、風險計劃、溝通計劃、採購計劃等，也就是說專案不同的管理工作，在執行之前都需要制定計劃。專案計劃製作水平，直接反應專案經理的管理水平。

3．專案的執行過程

專案的執行，是專案的主體過程，前面專案的啟動及規劃做的再出色，沒有切實執行下去就是空談。就像很多人年初做的計劃一樣，逃不掉無疾而終的命運。專案的執行具體包括專案的前期工作、範圍變更、記錄專案資訊、激勵組員，強調專案範圍及目標等。

在專案執行過程中，最重要的內容就是專案資訊的有效溝通，以保證資訊及時的傳遞。資訊傳遞的方式有很多種，常見的比如日常例會、週會、日報、週報等。溝通的內容包括，專案的進度、遇到的問題、需要的支援等，以保證專案質量、時間目標的一致性。

4．專案的監控過程

專案管理的監控過程，是保證專案完成交付的有力保障。其具體的工作簡單的說，就是要把執行結果與計劃對比，及時發現偏差並及時採取糾正措施，使專案順利進行。

在專案監控過程中，我們首先要盡力使實際執行結果符合計劃，若實在相差太大無法糾偏，再考慮修改計劃使之更切合目前的現狀。作為專案經理，切不可在專案一開始不符合計劃時，就想著要修改計劃，這樣只會讓計劃形同虛設。

換句話說就是，修改計劃的前提是專案符合期望的目標。監控的主要內容有：範圍變更、質量標準、狀態報告及風險應對等。

5．專案的收尾過程

很多專案管理人員忽視了專案收尾的重要性，一個專案的收尾，並不是客戶結款就結束的了，更不是對當前專案產生完整的文件。囫圇的收尾會讓我們丟掉很多寶貴財富，有的專案經理做過20個專案依然不知道同類型的專案如何有效管理，而有的專案經理做了幾個專案後，便知道此類專案管理的關鍵點及容易出現問題的地方，這就是專案收尾做的好壞的差別。

完整的專案收尾不僅包括對最終產品進行驗收，收回專案餘款，專案組織過程產物整理歸檔，更包括召開專案總結會議吸取的經驗教訓，解散專案組成員。即專案收尾包括專案合同收尾和行政收尾。

另外，要尤其重視未能實施成功的專案收尾工作，不成功專案的收尾工作比成功專案的收尾工作更有價值，也更難，我們要透過收尾工作將失敗的教訓提煉出來，以防止同類的問題再發生。

專案收尾的形式有召開發佈會、表彰會、公佈績效評估等，可根據專案的大小自由決定，一切以最終的結果為標準。在重大的專案收尾時，也會對專案做審計，也有很多專案是無需審計的。

以上，簡單的介紹了專案的五大過程組，給大家一個簡單的概念，接下來我們會對這五部分的工作進行深入的說明。

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本專題“專案管理知識、方法論、工具”專題的內容來自杜山大學/可卓軟體聯合編著的書籍。此專題的知識和方法是伽然公司的實踐經驗和積累。沒有高深莫測的理論，只有落地實施管理的有效方法，持續為您提供有價值的內容，助力您更懂得企業管理。

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