研究了四千萬封郵件後，總結出的英文郵件高回覆秘籍（有資料有真相）

如果你傳送的英文商務信函或英文郵件，鮮少有迴音；如果你給外國導師發的郵件常常被忽視，那你一定得反思，是否是郵件的內容出了問題？

郵件寫作輔助軟體Boomerang公司研究了4000萬封英文郵件後，總結了促使收件人積極回覆的7個秘訣。改寫匠今天帶大家來看一看。

01

像三年級學生一樣寫作

以三年級閱讀水平（a 3rd grade reading level）寫的電子郵件是最佳的（optimal）。比大學水平的郵件回覆率高 36%（provided a whopping 36% lift over），比高中水平高 17%。

▲ 圖片來自Boomerang網站

英美國家三年級學生英文閱讀水平是怎麼樣的呢？翻開兒童讀物《夏洛的網》（Charlotte‘s Web），我們就能找到答案。

One warm afternoon， Fern and Avery put on bathing suis and went down to the brook for a swim。 Wilbur tagged along at Fern’s heels。 When she waded into the brook， Wilbur waded in with her。 He found the water quite cold - too cold for his liking。

一眼看上去，用詞簡單，句子較短。（streamline my lexicon simplify my verbiageuse shorter words in shorter sentences）

當然，這條規律也有不適用的場景。如果你跟導師談博士論文（PhD thesis）相關的內容，還像個三年級學生一樣跳躍，那你的導師很有可能決定放棄你……

一般來說，閱讀難度水平取決於『單詞中的音節數』（syllables）和句子中的單詞數。所以少幾個音節，少用幾個單詞吧，也許你的收件人更願意看到這樣的郵件！

02

走點兒心吧

郵件的用詞也會影響回覆率，相比於完全中立語氣

（completely neutral）的電子郵件，輕微到中度正面

（words like great， wonderful， delighted， pleased）或輕微到中度負面

（words like bad， hate， furious， terrible）的電子郵件回覆率多 10-15%。

▲ 圖片來自Boomerang網站

伸手不打笑臉人，適當奉承或多或少會提高回覆率，但“舔狗式”的抱大腿（excessive flattery）意圖太過明顯，反而達不到想要的目的。

上圖中的資料表明，15%的“暖心話”（a slightly warm tone）會讓回覆率達到高峰，在那之後，再多的“關心”都成了“負擔”，回覆率跳躍式下降。

我們來看幾個例子。用“情緒分數”對每句句子進行了評分，範圍從-1超不爽（for piss and vinegar）到1超開心（for saccharine），0 代表完全中性。

開心的句子：

░ Hey， I was thinking about you earlier。 Do you want to get pizza？

情緒分數：0。0 完全中性。多一點積極性會提高回覆率。

░ Hey， I’d definitely like to get together next week。 Do you want to get pizza？

情緒分數：0。35 積極情緒。完美！

░ Hey， it would be really great to see you and catch up。 Do you want to get pizza？

情緒分數：0。55 比完全中性的好，但不如0。35上面這句。

░ Hey！ It would be absolutely wonderful to see you！ Do you want to get pizza？ I’m so excited！

情緒分數：>0。9 和完全中性的郵件回覆率相同，無功無過，稍微收斂一點更好

負面的句子：

░ I had a less than optimal experience in your store today。 The clerk wasn’t very nice。 Could you please consider my feedback？

情緒分數：-0。1 幾乎中性，沒有負面情緒。

░ I had an awful experience at your store today。 The clerk was very rude。 Please do something to make it right。

情緒分數：-0。35 負面情緒剛剛好，完美！

░ Your store experience sucks。 Your clerk is a douchebag。 Piss off and I hope you die in agony。

情緒分數：-0。9 太惡毒了，沒人願意回這樣的郵件。

03

寫短點（也別太短）

▲ 圖片來自Boomerang網站

電子郵件的最佳長度在 50-125 個字之間，回覆率在 50% 以上。

字數越多，回覆率緩慢下降，從125字的50%下降到500字的 44%，之後基本平穩，到2000字左右急劇下降（steeper decline）。

因此，雖然一封電子郵件的最佳長度不超過 125 個字，但如果需要一些額外的字數，也不必太擔心。

超過2500字，回覆率下降到35%以下，所以如果你需要傳送超長文字，一本小說，一篇論文，你應該考慮將它作為附件傳送！

反過來，少於50字的郵件回覆率也低得可憐。一封 25 字的電子郵件與一封 2000 字的電子郵件差不多，只有 44% 的機會得到回覆。

還有那些發簡歷一個字兒不寫的同學，敲敲黑板。4000萬封郵件中只有11%沒寫任何正文內容的（contained nothing in the body）郵件收到了回覆，所以石沉大海可一點兒也不意外。

04

主題要短（非常短）

▲ 圖片來自Boomerang網站

很多人的郵件主題可能隨手一填，或者系統提示“沒填無法傳送”後，勉為其難填一下。資深營銷人員（Email marketing veterans）卻會精心設計主題，因為他們知道，主題起的好不好，直接決定客戶願不願意點開郵件。

主題的長度極其重要，只有3-4個詞是最好的！（包括Re： and Fwd：）

字數越多，開啟率越低。

主題：『如果你想把郵件裡所有重要內容都放進主題裡，那估計沒人願意打開了』

如果實在超過了3-4個詞，而你又覺得非加不可，特別重要，那也別想太多，go ahead and include it！

05

問題數量把握好

▲ 圖片來自Boomerang網站

郵件字數會影響回覆率，同樣問題的數量也會影響。資料表明，郵件裡包含1-3個問題最合適，會比啥問題也不問回覆率高50%。

但是！問題轟炸只會讓人覺得窒息。微信同理。如果你開啟微信發現老闆給你發了10個問題，你一定會開始懷疑人生……“是我做錯了什麼嗎？”

問8個問題以上，回覆率比問3個問題會低20%。（毫不意外）

06

多談點主觀想法

▲ 圖片來自Boomerang網站

如果你平時的寫作風格是實事求是（“just the facts， ma’am”），有啥說啥，可以考慮多說點個人的想法和意見，增加主觀性。

郵件內容越主觀，回覆率越高。不排除是因為太自以為是讓人覺得被挑釁了，所以想回復辯駁一番。（小匠汗顏）

07

選對發郵件的時間

在清晨和午餐時間傳送電子郵件比在上午或下午傳送電子郵件的回覆率更高。

小匠是同意挑時間傳送的，但現代人的作息規律早就不是清早起來讀郵件了……所以很有可能最佳時間已經變成了晚間10點或者下班前30分鐘之類（並沒有靠譜資料可以證明）。無論如何！希望有發郵件需求的職場打工人/學生黨都可以從這4000萬封郵件的資料裡get到一些靈感！總結一下！看圖。

▲ 圖片來自Boomerang網站

雖然標題說是7個秘訣，但總結的時候Boomerang公司只提到了6條……這一定是想引起小匠的注意吧！嗯，已經成功了！