人事檔案數字化整理流程

作者：由大先生發表于書法時間：2020-09-28

檔案數字化如何整理？

檔案整理就是對零亂的檔案，以及需要進一步條理化的檔案，進行分類、組合、排列和編目，以達到系統化、有序化的過程，它是檔案管理的核心工作之一。根據《歸檔檔案整理規則》，可以梳理出一下步驟：

點我開門

1、收集

檔案資料的收集，是檔案整理的第一步，收集工作是“以我為主”、“以本級為主”、“以本機關為主”，就把收集的範圍限定在本機關形成的檔案。

2、元件

歸檔檔案一般以每份檔案為一件。但也有特殊情況：一般簡報、週報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件。另外還需要注意件內順序：有檔案處理單或發文稿紙的，檔案處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙和定稿在後。

3、分類

歸檔檔案一般採用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

4、排列

最低一級類目採用組織機構分類法分類的歸檔檔案，可依據編制部門下發的編制檔案中的內設組織機構次序或機關習慣次序進行排列。一般是綜合性部門在前，業務性部門在後。

5、編件號

按照不同保管期限的檔案資料不得混裝，就可以理解永久、定期30年、定期10年三種不同保管期限的歸檔檔案是要進不同的庫房。所以每年的不同保管期限的第一件每年都從“0001”開始編制，形成的目錄分別裝訂成冊。

6、編頁碼

歸檔檔案以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制標註在檔案正面右上角或背面左上角的空白位置。檔案材料已印製成冊並編有頁碼的；擬編制頁碼與檔案原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

7、填寫歸檔章

歸檔章是檔號在紙質歸檔檔案材料中的具體體現，應該蓋在檔案首頁上方空白位置，統計報表等橫式檔案，在檔案右側居中位置加蓋歸檔章。

8、填寫備考表並裝盒

將歸檔檔案按順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒脊背及備考表專案。注意：不同年度的歸檔檔案不得裝在同一檔案盒內；不同保管期限的歸檔檔案不得裝在同一盒內。

9、編目

著錄項有全宗號、全宗單位、保管期限、機構（問題）、年度、盒號、件號、文號、題名、責任者、成文日期、頁數、檔號、密級、備註等內容。

10、數字化掃描

掃描前，去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等，保持資料的整齊，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象。掃描形成檔案儲存為多頁PDF格式，檔案命名為檔號，即全宗號-檔案門類程式碼•年度-保管期限-機構（問題）程式碼-件號。

11、裝訂

歸檔檔案以“件”為單位逐件進行裝訂。屬永久和30年保管期限的，根據檔案的厚薄，檔案頁數較少時，採用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂；檔案頁數較多時，採用“三孔一線”左側裝訂。定期10年期限檔案的可用訂書機裝訂。

12、入庫排架

將檔案盒按保管期限和盒號先後次序依次放入檔案櫃內。排列順序：自上而下，自左自右。至此，對檔案檔案材料的整理算是基本完成。

檔案數字化的意義

一、提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案資訊物件轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了佔地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，並儘快提供利用。以組織部門為例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準確的檔案資訊。然而檔案數字化管理便可提供詳細、及時的資料資訊，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由於資訊的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無牆界檔案”，檔案庫也從檔案實體的保管基本變成了提供利用方便的資訊控制中心。